Slik fikk flyselskapet full kontroll på alle avtalene og kuttet unødvendige kostnader

Fra mapper på én PC til skybasert kontraktshåndtering: Jettime bruker House of Control for å sikre effektiv kontraktshåndtering og bedre beslutningsgrunnlag. Nå er alle kontrakter samlet ett sted – med varsler, søkbarhet og full kontroll for hele organisasjonen.

Jettime er et dansk B2B-flyselskap med rundt 500 ansatte og en moderne flåte på 13 Boeing 737-800. De flyr både charteroppdrag og stiller fly med besetning til disposisjon for større aktører som SAS og Norwegian. Med en så kompleks virksomhet og et stort antall leverandør- og partneravtaler, hadde Jettime behov for et system som er brukervennlig, gir oversikt, er tilgjengelig og skaper innsikt på tvers av organisasjonen.

– Det aller viktigste for oss er å ha full oversikt over kontraktene våre, så vi unngår dobbelt opp av samme leveranser eller å miste viktige frister. I tillegg må hver avdeling kunne se og følge opp sine egne avtaler. Det gir eierskap og tar bort personavhengigheten, sier Peter Orssten, Procurement Manager i Jettime.

Utfordringen: Kontrakter på én PC og ingen felles struktur

Som Head of Procurement har Peter ansvaret for alle innkjøp i Jettime (unntatt leasing av fly). Det inkluderer også oppfølging av en lang rekke avtaler med leverandører og partnere. På juridisk side håndterer Legal Manager Emily Lundqvist Mikkelsen alt fra kontrakter og GDPR til andre juridiske oppgaver. Da Jettime gjenoppstod etter pandemien, manglet selskapet en egen jurist, og mange kontrakter havnet hos innkjøpsavdelingen.

– Tidligere lå alle kontrakter i en mappe på Peters PC. Det skapte en flaskehals som gjorde det vanskelig og utilgjengelig for andre i organisasjonen å ta beslutninger på et opplyst grunnlag – noen ganger med kort varsel, forklarer Emily.

Mangelen på et felles system gjorde Jettime sårbare, både når det gjaldt personavhengighet og potensielle feil. Kontrakter kunne utløpe eller fornyes automatisk, og i verste fall risikerte man å inngå en ny avtale eller bestille en ny tjeneste uten å ha sagt opp den gamle. Slik dobbelthåndtering ville medført unødvendige kostnader og ekstra arbeid. Det ble klart at Jettime trengte en bedre løsning for kontraktshåndtering.

«Det er slutt på å lete etter kontrakter i mapper eller lokale filer. Vi sparer tid, og vi har langt bedre sikkerhet for at avtaler blir fulgt opp i tide.»

Emily Lundqvist Mikkelsen

Legal Manager

Løsningen: Intuitivt system med felles database

For å sikre kontroll bestemte Jettime seg for å finne et skybasert verktøy for kontraktshåndtering.

– Vi hadde møter med flere leverandører, men valgte House of Control fordi vi syntes det var det beste og mest intuitive systemet, forteller Peter.

Valget falt på House of Control-løsningen Complete Control, som utmerket seg med brukervennlighet og funksjonalitet.

Implementeringen skjedde i tett samarbeid med House of Control. Med støtte fra deres Customer Success Manager, Simon Søgaard-Pedersen, kom Jettime i gang med å bygge opp en felles kontraktsdatabase.

– Vi tok oss tid til å legge inn alle avtalene og definere hvem som er ansvarlig for hver kontrakt. Samtidig involverte vi lederne i hver avdeling for å sikre at alle fikk eierskap til egne kontrakter, sier Emily.

Jettime har til nå registrert rundt 180–190 kontrakter i systemet, og tallet øker stadig. Etter hvert som flere avtaler blir identifisert og lagt inn, forventer de å komme opp i over 250 aktive kontrakter.

– Vi har holdt introduksjonsmøter med nesten alle avdelinger og ruller nå løsningen gradvis ut i organisasjonen. Dermed går Jettime fra spredte kontrakter på lokale disker til én felles kilde til sannhet, der alle avtaler er trygt lagret med riktige opplysninger, forteller Peter.

Effekten: Oversikt, eierskap og færre bekymringer

Allerede nå merker Jettime stor forskjell i hverdagen.

– Det er en enorm lettelse. Det er slutt på å lete etter kontrakter i mapper eller lokale filer. Vi sparer tid, og vi har langt bedre sikkerhet for at avtaler blir fulgt opp i tide. Tiden vi sparer kan vi bruke på saksbehandling og andre oppgaver, sier Emily.

Med alle kontrakter samlet på ett sted og tydelig ansvarsfordeling slipper de usikkerheten som før fulgte med personavhengige rutiner. Hver avdeling kan selv logge inn og se sine avtaler, noe som både øker eierskapet og frigjør tid for Peter og Emily til å fokusere på sine kjerneoppgaver.

Et konkret eksempel på verdien av systemet er varslingsfunksjonen. Tidligere fantes det en reell risiko for at avtaler «løp løpsk» – at de ble fornyet automatisk eller ikke sagt opp i tide. Nå får riktig person automatisk e-postvarsel i god tid før en kontrakt utløper eller må reforhandles.

– Jeg ser med en gang hvilke kontrakter som er i ferd med å utløpe, og systemet varsler automatisk den som har ansvaret. Det skaper trygghet. Det gjør at Jettime unngår dyre overraskelser, som overlappende avtaler eller tjenester vi ikke lenger har bruk for, sier Peter.

I tillegg trekker Peter frem hvor enkelt det har blitt å søke i avtaletekstene.

– Systemet lar oss søke i selve kontraktsdokumentene. Hvis vi leter etter en spesifikk klausul, kan vi søke på et nøkkelord i PDF-en i stedet for å pløye gjennom hele dokumentet, forklarer han.

Dermed går informasjonsinnhenting og forberedelser til forhandlinger langt raskere enn før. Totalt sett opplever Jettime at de nå har fått den kontrollen de ønsket: All relevant kontraktsinformasjon er tilgjengelig, søkbar og under oppsyn, noe som gir både bedre beslutninger og lavere stressnivå.

Dette er favorittfunksjonene: Varsling og søkbarhet

Blant funksjonene Jettime verdsetter høyest i House of Control-løsningen, nevner Peter og Emily spesielt disse fire:

• Varsling i god tid før utløp: Automatiske notifikasjoner sikrer at ingenting faller mellom stolene når avtaler nærmer seg fornyelse eller oppsigelsesfrist.
  
  
• Søk i kontraktstekst: All tekst i avtalene er søkbar, noe som gjør det enkelt å finne frem til spesifikke vilkår eller nøkkelord uten å lese hele dokumentet.
  
  
• Enkel tilgang for hele organisasjonen: Et skybasert system gir alle relevante ansatte enkel tilgang til kontraktene – uansett hvor de befinner seg – med riktige tilgangsrettigheter.
  
  
• Tydelig eierskap og ansvarsfordeling: Hver kontrakt er knyttet til en ansvarlig person eller avdeling. Det gir klare ansvarsområder og sikrer at oppfølging alltid er forankret i organisasjonen, også dersom enkeltpersoner slutter eller får andre oppgaver.

– Det gir mening for den enkelte bruker og godt overblikk på tvers. Nå kan hver avdeling se sine egne avtaler, i stedet for at alt ligger gjemt hos én person, sier Emily om den nye måten å jobbe på.

Tett oppfølging fra House of Control

Jettime trekker også frem samarbeidet med House of Control som en suksessfaktor.

– Simon har vært utrolig hjelpsom og tålmodig. Han har satt opp møter, svart på alt vi har lurt på og guidet oss gjennom hele prosessen. Han forstår våre behov og kommer med gode løsningsforslag, forteller Emily Lundqvist Mikkelsen.

Som Customer Success Manager har Simon Søgaard-Pedersen fulgt Jettime tett fra dag én av implementeringen.

– Forskjellen ligger i at det ikke bare var «her er systemet, lykke til». House of Control har vært med oss hele veien. Denne kontinuerlige oppfølgingen gjorde det enklere for oss å komme i gang og utnytte løsningen fullt ut, understreker Peter Orssten.

Resultatet er at Jettime nå sitter med full kontroll over kontraktene og et fremtidsrettet verktøy som bidrar til en trygg, effektiv og forutsigbar drift.