Slik sikrer Autorola strategisk kontroll og skalerbarhet i 19 land

Paradokset for mange hurtigvoksende teknologiselskaper er at produktet er sømløst utad, mens de interne prosessene ofte henger etter. Med 900 ansatte fordelt på 19 land og 22 datterselskaper, satt Autorola på en enorm mengde avtaler – fra komplekse IT-lisenser til lokale husleiekontrakter.

For et konsern med virksomhet i mange land var ønsket om transparens og felles struktur den primære drivkraften bak samarbeidet med House of Control. For CFO Peter Bisgaard handlet det om å etablere et globalt online-arkiv som kunne erstatte de manuelle rutinene og gi et samlet bilde av konsernets forpliktelser.

«En stor del av vår virksomhet hviler på leverandøravtaler. Derfor var det avgjørende for oss å få etablert et sentralt online-arkiv hvor vi kunne samle og styre alle kontrakter på tvers av landegrenser,» forklarer Bisgaard.

Før sentraliseringen var driften preget av lokale ulikheter. I et konsern som strekker seg fra Mexico til Tyrkia, fantes det ingen felles standard. Noen avtaler lå i fysiske mapper, andre på lokale servere eller i innboksen hos en lokal leder.

Financial Controller Daniel Zink-Jensen, som har ledet utrullingen, beskriver en hverdag preget av usikkerhet.

«Kontraktene var spredt på tvers av land, og praksis var forskjellig fra Mexico til Frankrike. Det var vanskelig å vite hvilke avtaler som var aktive, hvilke som hadde utløpt, og hvor vi manglet dokumentasjon,» forteller han.

Denne mangelen på transparens skapte finansiell risiko, operasjonell risiko og compliance-risiko.

I januar startet Zink-Jensen og House of Control et omfattende arbeid med å kvalitetssikre porteføljen.

«Vi gikk fra en situasjon der vi ikke kunne stole helt på dataene, til at vi nå har full tillit,» sier Zink-Jensen.

Prosessen innebar å sortere ut inaktive kontrakter og validere løpende avtaler. Da dette fundamentet var på plass, kunne Autorola desentralisere ansvaret. I dag eier de lokale datterselskapene sine egne avtaler i systemet.

«De lokale teamene kjenner avtalene best. De vet om leieavtalen i Paris skal reforhandles, eller om leasingavtalene i Tyrkia er korrekte. Nå håndterer de opplasting og oppfølging selv, mens vi på hovedkontoret kontrollerer kvaliteten.»

En viktig del av den vellykkede implementeringen har vært den tette oppfølgingen fra House of Control. Da systemet skulle rulles ut til brukere med varierende teknisk kompetanse og språk, bidro deres Customer Success Manager, Simon Søgaard-Pedersen, med skreddersydde løsninger.

House of Control fungerer i dag som et digitalt sikkerhetsnett. Zink-Jensen bruker løsningen ukentlig til å følge opp systemvarsler. På den måten kan han kontakte relevante selskaper ved behov, slik at ingen frister utløper.

«Det viktigste for meg er at vi ikke får varsler om utløpte kontrakter som vi fremdeles betaler for. Systemet gir oss beskjed i god tid før en avtale fornyes automatisk.»

Søkbarheten i systemet sparer også organisasjonen for enorme mengder tid.

«Hvis vi fjernet systemet i morgen, ville vi mistet sporbarheten og synligheten på tvers av datterselskapene. Det måtte vi ha stoppet umiddelbart,» sier Zink-Jensen bestemt.

Verdien handler om å unngå «dobbeltinnkjøp» og sikre at man alltid har forhandlingskortene på hånden når en avtale nærmer seg utløp.