Slik fikk Strømmen Sparebank oversikt og kontroll på alle avtalene

Strømmen Sparebank har rundt 25 ansatte og et årsresultat på cirka 60 millioner kroner. Banken er aktiv i lokalmiljøet med gaver og sponsorater, og størstedelen av kundemassen – omtrent 80 prosent – er privatmarkedet.

«Vi har kanskje ikke den største porteføljen av avtaler, men vi har likevel behov for kontroll og etterlevelse av regelverk. Vi er underlagt krav til dokumentasjon, databehandleravtaler og etterlevelse av DORA,» sier Mette Aas, controller virksomhetsstyring i Strømmen Sparebank. 

Mange av avtalene er fremforhandlet via Eika, men banken har også egne sponsor-, drift- og IT-avtaler. Mange av disse avtalene er avgjørende for å kunne drifte banken.

«Da jeg startet i rollen, var det mange avtaler lagret i ulike mapper. De lå ofte på flere forskjellige steder. Noen var i gamle systemer, andre bare liggende i personlige filer. Det var vanskelig å vite hva som var gjeldende og hvem som eide hva. For å være ærlig: Det var uoversiktlig og litt risikabelt,» sier Aas.

Høsten 2024 ble avtalehåndtering et konkret prosjekt: Det handlet om å rydde opp og få struktur. Strømmen Sparebank valgte Complete Control fra House of Control, en løsning som Aas hadde fått anbefalt fra tidligere kolleger i Eika-systemet. Gjennom hele implementeringsperioden har banken hatt tett kontakt med sin Customer Success Manager i House of Control, Farahat Hassan.

«Hun har vært utrolig proaktiv og tilgjengelig. Vi hadde milepæler, on-site workshop og oppfølging underveis. Hun har fulgt oss tett opp og vært en god sparringspartner.» 

«Vi har følt at det har vært rom for tilpasninger, og vi blir hørt. Det er ikke et rigid system der vi må tilpasse oss. Tvert imot, det er systemet som tilpasser seg banken, og det er en stor styrke,» sier Aas.

«Nå ligger alt ett sted. Jeg vet at vi har én versjon av hver avtale, og jeg slipper å bruke tid på å lete i mappestrukturer. Jeg kan skrive inn et nøkkelord og få frem riktig dokument på sekunder. Det gir meg og ledelsen bedre nattesøvn.» 

«Banksjefen er tydelig på at alle nye avtaler skal inn i systemet. Avtaleeierne får automatiske varsler, og når de følger opp, bygger vi felles eierskap og trygghet. Før hadde vi en personavhengighet rundt eierskap til avtalene som var langt fra optimal.» 

«Vi sover bedre om natten – både jeg og banksjefen. Og det er verdifullt at vi har fått en metode og et system som gjør at vi fremstår mer ryddige og strukturerte. Det tror jeg både styret og tilsynsmyndigheter setter pris på,» sier Aas.