När du har över 600 hyresavtal på tvärs över Norden har du inte råd att tappa översikten. Därför valde Normal att digitalisera allt med Complete Control från House of Control.
Den danska butikskedjan Normal är imperiet som det danska kungariket aldrig fick. Sedan den första butiken öppnade i Silkeborg 2013 har Normal utvecklats till en europeisk framgångssaga – med över 900 butiker i Danmark, Norge, Sverige, Nederländerna, Frankrike, Finland, Portugal, Spanien och Italien.
– Varje butik har ett noggrant utvalt läge, och bakom varje gällande hyresavtal ligger det som regel långvariga förhandlingar utförda av lokala Expansion Managers, berättar Søren Kring, Property Manager för Norden.
Över 600 hyresavtal – och behov av stålkontroll
För Normal är butikens placering och hyresvillkor två sidor av samma mynt. Den ena avgör om kunderna hittar dit, den andra om verksamheten kan förbli lönsam.
– Medan valet av läge är avgörande för kedjans omsättning och tillväxt, är låga hyror och goda villkor helt grundläggande för att vi ska kunna vara trogna vårt koncept, förklarar Kring.
Han ansvarar för mer än 600 hyresavtal i Norden – ett antal som växer i takt med expansionen.
– Det är ett stort antal med strategisk betydelse för koncernen. När avtalen närmar sig utgång måste vi ta ställning till varje enskild butik: Hur presterar den? Vad är marknadshyran? Ska vi omförhandla, förlänga eller flytta? säger han.
Tidigare hanterades uppföljningen i kalkylblad. Det fungerade så länge kedjan var liten, men i takt med tillväxten blev det oöverskådligt – och riskabelt.
– Vi växte så snabbt att vi behövde bättre översikt. Risken att glömma varsel och tappa viktiga hyresavtal blev helt enkelt för stor, säger Kring.
”När du växer så snabbt som vi gör måste du ha system som skalar med dig. House of Control är ett viktigt verktyg för att säkra stabilitet mitt i tillväxten.”
Från kalkylblad till det bästa av det bästa
Lösningen blev Complete Control från House of Control – en SaaS-lösning för avtalsstyrning som varnar i god tid innan avtal löper ut. Den valdes tack vare starka kundreferenser och en mogen, stabil teknik. Valet gjordes innan Kring började på Normal.
– Vi använder systemet främst för funktionen som ger oss varningar när avtal närmar sig utgång. Vanligtvis måste vi meddela hyresvärden 6, 9 eller 12 månader i förväg för att utnyttja en förlängningsoption. Om vi inte varnar i tid kan vi förlora rätten att förlänga, berättar han.
Varningsfunktionen har visat sig vara helt avgörande.
– I praktiken fungerar Complete Control som ett säkerhetsnät. Det ser till att vi alltid får besked om vilka avtal vi måste följa upp – och när. Det är otroligt viktigt, eftersom vi i många fall har förhandlat oss fram till villkor vi vill behålla eller eventuellt justera vid omförhandling, säger Kring.
Han berättar att systemet inte bara ger varningar på skärmen, utan även skickar e-post till ansvariga.
– Vi får automatiska e-postmeddelanden med en översikt över vilka avtal som kräver åtgärd kommande kvartal. Det har flera gånger räddat oss från att missa ett avtal som höll på att löpa ut, säger han.
Miljonbelopp står på spel
För Normal handlar det om stora summor.
– De nordiska hyresavtalen representerar ett större tresiffrigt miljonbelopp i årliga åtaganden, berättar Kring.
– Det säger sig självt att även ett litet misstag kan få stora konsekvenser. Om vi glömmer att varna i tid riskerar vi att förlora ett bra avtal. I värsta fall förlorar vi lokalen helt.
Ett gemensamt system för hela organisationen
Även om House of Control främst används av fastighetsavdelningen har flera delar av Normal nytta av lösningen. Andra avdelningar, exempelvis logistik och HR, använder systemet för sina avtal.
– Det innebär att vi har en gemensam plats för alla viktiga avtal, oavsett om det gäller lokaler, transport eller bemanning. Det ger både översikt och kontroll, säger Kring.
Även om Kring upplever Complete Control som intuitivt och användarvänligt, har han ibland behov av support. Samarbetet fungerar mycket bra, berättar han:
– Vi har en dedikerad Customer Success Manager som följer oss nära. Han tar kontakt när det behövs och vi får snabb hjälp om vi vill justera uppsättningen. Det har fungerat både virtuellt och genom fysiska möten på huvudkontoret.
För två år sedan genomförde Normal en större uppdatering av systemet, och även då fick de tät uppföljning från House of Control.
– Vi upplever att det är en bra balans i samarbetet. När allt fungerar går det av sig självt. När vi behöver stöd får vi det snabbt, säger Kring.
Nästa steg: Mer dynamisk användning
Även om Normal idag främst använder Complete Control för avtalsstyrning och varningar ser Kring potential för ännu mer.
– Vi överväger att använda systemet mer aktivt som ett verktyg i ekonomi- och controllingarbetet. De data vi matar in skulle med fördel kunna kopplas till våra övriga system så att vi enklare kan följa utvecklingen av hyror och KPI-regleringar, säger han.
– Om vi till exempel kunde koppla hyreskostnader direkt till konsumentprisindex eller omsättningssiffror skulle vi ha ett ännu starkare verktyg för att validera hyresvärdens fakturor. Det är något vi tittar på, särskilt eftersom vi förväntar oss fortsatt tillväxt och fler butiker.
För Kring råder det ingen tvekan om att Complete Control spelar en viktig roll i kedjans vidare expansion.
– När du växer så snabbt som vi gör måste du ha system som skalar med dig. House of Control är ett viktigt verktyg för att skapa stabilitet mitt i tillväxten. Det ger oss förutsägbarhet, kontroll och trygghet och gör att vi kan lägga tiden på det som verkligen betyder något i min roll: att förhandla fram de bästa villkoren för våra butiker, avslutar han.
