IFRS 16 i koncernredovisning: Leasing och elimineringar

IFRS 16 blir mer komplext i koncernredovisningen, med interna, elimineringar och skillnader mellan lokal GAAP och IFRS. Med rätt systemstöd får du bättre kontroll över leasingavtal och en mer tillförlitlig koncernrapportering.

För ett enskilt bolag är IFRS 16 krävande. För en koncern är det ännu mer utmanande: samma leasingavtal kan generera intäkter och kostnader i två bolag, aktiverade nyttjanderätter (ROU) och leasingförpliktelser måste elimineras, och dotterbolag kan rapportera enligt lokal GAAP. Interna leasingavtal kan förstora balansräkningen, påverka EBITDA och beräkningar av lånevillkor samt leda till onödiga revisionsrundor.

Därför kräver detta område tydlighet, precision och snabba processer. Det handlar om att välja rätt metodik och verktyg. Samtidigt är frågan bredare: IFRS 16 i en koncern handlar inte bara om att föra ett hyresregister. Utöver att säkerställa korrekta koncernsiffror kan du uppnå mätbara affärsfördelar. Med full överblick över leasingavtalen får du bättre styrinformation och ökad disciplin i hela koncernen.

Varför IFRS 16 blir mer komplext i en koncern

I en koncernstruktur löper leasingavtal över juridiska enheter. Ett moderbolag kan äga tillgångar som dotterbolag 'hyr'. Eller så kan ett servicebolag vara den externa motparten och vidarefakturera kostnaderna internt.

Det som är korrekt rapportering i ett dotterbolag är inte nödvändigtvis korrekt i koncernredovisningen. Utan en tydlig process för att identifiera och klassificera interna leasingavtal är det lätt att rapportera tillgångar, skulder, räntor och avskrivningar för högt – och därmed felrapportera resultatet.

CFO:er och koncerncontrollers behöver därför ett ramverk som börjar med överblick: Var finns kontrakten? Vilka av dem är verkliga leasingavtal enligt IFRS 16? Hur elimineras de konsekvent över tid och inom hela koncernen? Och hur dokumenterar vi besluten så att revisionen kan genomföras utan problem?

Identifiering av interna leasingavtal: Hitta och klassificera kontrakt

Första steget är att lägga alla kort på bordet. I praktiken innebär det att samla data från kontraktsarkiv, ERP-system, anläggningsregister och koncerninterna balanser. Många upptäcker dolda 'kontrakt' som i själva verket är kostnadsfördelningar, eller formella avtal som aldrig registrerats i ett centralt system.

Den största utmaningen är klassificeringen: Är detta ett leasingavtal enligt IFRS 16 – en identifierad tillgång, en rätt att kontrollera användningen under en definierad period, mot en ersättning? För interna leasingavtal är svaret ofta ja i bolagsredovisningen, men i koncernredovisningen måste effekten elimineras. Slutsatsen måste dokumenteras, och datakvaliteten måste vara tillräckligt hög för att säkerställa att elimineringsposterna blir korrekta.

Precision i begreppsanvändningen är avgörande: nyttjanderättstillgång, leasingförpliktelse, diskonteringsränta, variabelt leasingavtal, optioner och restvärden. Allt detta måste definieras och tillämpas konsekvent. På så sätt minskar fel och missförstånd när koncernelimineringarna tas fram.

Stegvis eliminering: Ta bort interna leasingavtal i koncernredovisningen

Själva mekaniken i konsolideringen är enkel att beskriva men kräver disciplin i genomförandet. Principen är tydlig: effekterna av interna leasingavtal ska inte påverka koncernens resultat, balansräkning eller kassaflöde. Processen kan beskrivas så här:

1. Eliminera resultatposter. Ta bort interna hyresintäkter hos uthyraren och hyreskostnader hos hyresgästen, inklusive räntor och avskrivningar kopplade till det interna leasingavtalet.
   
   
2. Eliminera balansposter. Ta bort nyttjanderättstillgångar och leasingförpliktelser som uppstår från interna leasingavtal, och justera eventuell uppskjuten skatt där det är relevant.
   
   
3. Säkerställ konsistens och spårbarhet. Avstäm mot interna balanser, se till att elimineringsposterna påverkar både resultat och balansräkning på ett konsekvent sätt, och dokumentera logiken så att processen kan upprepas och revideras.

Det som ofta skapar utmaningar är timing och detaljeringsnivå: När ska justeringarna bokföras? På vilken nivå (till exempel underkoncern)? Hur hanteras förändringar under året – omförhandlingar, indexregleringar eller omvärderingar? Här är det robusta processer och ett starkt systemstöd som gör skillnaden.

Lokal GAAP vs. IFRS: Praktiska lösningar

Många dotterbolag rapporterar lokalt enligt redovisningsstandarder som avviker från IFRS 16. Detta kan gälla definitioner, mätmetoder, diskonteringsräntor eller presentation. Moderbolaget måste därför översätta de lokala siffrorna till IFRS innan konsolidering.

Det bästa utgångsläget är en standardiserad 'brygga' från lokal GAAP till IFRS, med tydliga transformationsregler för varje kategori och avtalstyp. I praktiken är det automatisering som ger störst effekt: När dotterbolag registrerar avtal på ett strukturerat sätt – även om de rapporterar lokalt – kan moderbolaget generera konsekventa IFRS-justeringar till konsolideringen i en och samma process. Detta minskar manuella fel, sparar tid och förenklar revisionsprocessen.

Checklista för konsolidering: Vad som ska stämmas av varje period

• Har vi full överblick över alla interna leasingavtal och avtalsändringar sedan föregående rapporteringsperiod?
  
  
• Är avtalen korrekt klassificerade, med beslut dokumenterade enligt tydliga kriterier?
  
  
• Är elimineringsposterna bokförda både i resultaträkningen (hyra, räntor, avskrivningar) och i balansräkningen (nyttjanderättstillgång, leasingförpliktelse)?
  
  
• Är justeringarna mellan lokal GAAP och IFRS identifierade, översatta och gjorda spårbara i konsolideringsprocessen?
  
  
• Är process, förutsättningar och dokumentation samlade på ett ställe för revisorerna?

Exempel: Internt leasingavtal mellan moderbolag och dotterbolag

Föreställ dig ett moderbolag som äger en kontorsbyggnad. Dotterbolaget har ett femårigt leasingavtal, årligen indexreglerat, med en option på två års förlängning. I dotterbolaget klassificeras detta som ett IFRS 16-leasingavtal med en nyttjanderättstillgång och en leasingförpliktelse.

Vi börjar med att eliminera de redovisningsmässiga effekterna. I moderbolaget intäktsförs hyran och byggnaden skrivs av som vanligt. I koncernredovisningen måste effekterna av det interna leasingavtalet tas bort. I resultaträkningen elimineras både hyresintäkten i moderbolaget och hyreskostnaden i dotterbolaget, samt räntor och avskrivningar kopplade till dotterbolagets nyttjanderättstillgång.

Därefter kommer balansen. Dotterbolagets nyttjanderättstillgång och leasingförpliktelse elimineras, medan moderbolagets underliggande tillgång står kvar – så att koncernen speglar det faktiska ägandet.

Till sist måste andra faktorer beaktas: Om avtalet omförhandlas under året måste nya kassaflöden och diskonteringsräntor uppdateras – både i dotterbolaget och i elimineringsposterna. En bra lösning gör det möjligt att simulera effekten innan siffrorna låses.

Best practice: Dokumentation, systemstöd och internkontroller

CFO:er som lyckas med både regelefterlevnad och värdeskapande har vanligtvis tre gemensamma drag. För det första sätter de standarder för dokumentation: definitioner, checklistor, bedömningsmallar och ett komplett revisionsspår som visar hur avtalen har utvecklats över tid.

För det andra etablerar de systemstöd som gör det möjligt att gå från avtalsregistrering till konsolideringsklara siffror utan manuella genvägar. För det tredje bygger de in internkontroller i processen. Det innebär tydliga roller, godkännanden vid förändringar och aviseringar när data saknas eller är inkonsekvent.

Ett praktiskt exempel: Så här konsoliderar den norska programvarujätten Visma IFRS 16-leasingavtal i 170 bolag.

Med bra systemstöd har du ett ställe att registrera leasingavtal med alla IFRS 16-parametrar, simulera avtalsändringar, hantera omförhandlingar och indexregleringar samt producera rapporter som är redo för konsolidering. En sådan lösning ger spårbarhet från avtal till konsolideringsjusteringar och gör samarbetet med revisorn enklare eftersom allt är dokumenterat.

När det gäller revisorer testar de typiskt två saker: att din metodik är solid och att du tillämpar den konsekvent. De tittar på hur du definierar interna leasingavtal, om diskonteringsräntorna är rimliga, hur du hanterar optioner och hur du dokumenterar förändringar. Det enklaste svaret är starka system och metoder: När bedömningar, beräkningar och elimineringsposter görs i samma verktyg, med samma regler, blir både kontroll och regelefterlevnad mycket enklare.

Vinsten: Mer än bara compliance

När interna leasingavtal och IFRS 16-processer är på plats sker två saker. För det första blir koncernsiffrorna mer korrekta – ett värde i sig. För det andra förbättras styrinformationen: du ser vilka tillgångar och avtal som driver kostnader, du kan bedöma portföljens löptid och flexibilitet och du kan fatta bättre investeringsbeslut. IFRS 16 blir därmed ett styrverktyg, inte bara en rapporteringsskyldighet.

IFRS 16 i en koncern kommer alltid att vara mer utmanande än i mindre, fristående bolag, men det behöver inte vara komplicerat i praktiken. Med en tydlig process för identifiering och eliminering, precis hantering av lokal GAAP kontra IFRS och ett system som knyter ihop allt, får du korrekta siffror, snabbare bokslut och en smidigare revision.

Vill du se hur House of Control kan effektivisera IFRS 16 i din koncern – från avtalsregistrering till konsolideringsjusteringar? Vi kan visa hur en helhetslösning minskar manuellt arbete, sänker risknivån och ger bättre beslutsunderlag för ledningen.