Har ditt företag kontroll över sina tillgångar? Vet du värdet på dina tillgångar, åldern på dina tillgångar och vem som är ansvarig för dem? Vet du när garantin går ut eller var tillgången finns? I den här artikeln tittar vi på vad tillgångsregistret är i Complete Control och vilka fördelar det kan tillföra i din verksamhet.
Oavsett om ditt företag är stort eller litet har det förmodligen ett antal värdefulla tillgångar. Även om dessa tillgångar måste spåras och värderas för försäkring, redovisning, likviditet och en mängd andra ändamål, betyder det inte att det är ett enkelt jobb att förvalta tillgångar. Föremål kan bli stulna eller försvinna. Folk kan byta jobb och glömma att lämna tillbaka utrustning. Att beräkna avskrivningar och saldon kan vara svårt.
Lyckligtvis finns det inget behov av att spåra tillgångar med kalkylblad längre. Molnbaserade avtalshanteringssystem som Complete Control ger dig möjlighet att spåra tillgångar och kontrakt – på ett ställe. Det gör det lättare att veta vilka tillgångar företaget har idag, vem som har ansvaret, var de finns och andra viktiga frågor så som bokförings – och avskrivningsvärde.
Om du inte har lagt till dina tillgångar i registret är det väl värt att ta sig tid att registrera dem.
Låt oss titta närmare på vad en tillgång är och vilka fördelar ett tillgångsregister kan göra för dig och ditt företag.
Vad är en tillgång?
Tillgångar kan vara vilken resurs som helst som tillför värde till ditt företag. Dessa kan vara fysiska eller icke-fysiska föremål som:
- Fordon som bilar / lastbilar / terränghjulingar
- IT-tillbehör/datorer
- Kameror / TV / produktionsutrustning
- Maskiner/drönare
- Konst
- Fast egendom
- Patent
- Upphovsrätt
Vad är fördelarna?
Ett tillgångsregister används för att hålla reda på värdet och statusen för tillgångar i hela din verksamhet. Det ger finanschefer, revisorer och chefer bättre finansiell kontroll och förenklar rapporteringen.
Det låter dig proaktivt meddela utsedda personer när en tillgång börjar bli gammal, behöver service eller inte är under garanti längre. Det är också användbart för att hålla reda på vem som för närvarande använder företagets utrustning, var den finns och om den ska bytas ut eller återvinnas. Vid stöld, brand eller olycka har du också bättre dokumentation för försäkringsändamål.
Här är bara några av de fördelar du kan förvänta dig:
- Gör det lättare att beräkna tillgångens ålder, bokfört värde och marknadsvärde
- Ger större kontroll över utgifter/kassaflöde och information för budgetering
- Gör det möjligt för behöriga användare att söka och hitta tillgångsinformation var som helst
- Mindre huvudvärk och bättre dokumentation för försäkringsändamål, myndighetskrav eller företagsbedömning
- Du vet när tillgångar behöver service eller utbyte och kan undvika oönskade överraskningar
Bild: Avtalshanteringssystem som Complete Control gör att företag kan få insyn i mer än bara avtal. Här kan du även lägga in information om tillgångar och skulder. Detta exempel visar hur tillgångsinformation och tillgångsvärde är organiserat på ett enkelt och tydligt sätt
Vilka uppgifter är registrerade?
Complete Control ger dig ett enkelt sätt att importera, lagra, söka, kategorisera och hantera tillgångsdata. Information visas på tillgångskortet så att du kan vara säker på att du har den mest aktuella informationen tillgänglig och fälten ligger sedan till grund för rapporter om tillgångens värdering.
Några av de registrerade datatyperna inkluderar:
- Stöldmärkningsetikett
- Tillgångstyp
- Avdelning och plats
- Skick och status
- Tillverkare/leverantörer
- Modell/serienummer
- Förvärvsdatum, fakturadatum och garantidatum mm.
- Värderingsmetod
Få mer information
Läs mer om Complete Control eller kontakta din Customer Success Manager.