Nyckeln till tillväxt och skalbarhet hos Advania är full kontroll över kundavtalen

Advania Danmark är en del av den nordeuropeiska Advania-koncernen och har upplevt stark tillväxt, bland annat genom förvärv. Den danska verksamheten består av tre sammanslagna bolag, vilket har skapat processmässig komplexitet och behovet av ett gemensamt system.

– För oss var det avgörande att etablera ett skalbart system för kontraktshantering som inte var personberoende. Vi ville strukturera våra data och centralisera avtalen för att få bättre översikt, öka intern effektivitet och säkerställa kontinuitet, säger Gro Arnesen-Nyhus, Chief Operations Officer på Advania Danmark.

– Hos Advania hanterar vi ett stort antal kund- och leverantörsavtal, och för att säkerställa hög kvalitet och god översikt är en solid struktur avgörande. Som en del av Advanias tillväxt och sammanslagning av tre bolag har vi haft möjlighet att tänka nytt och stärka vår kontraktshantering, berättar Charlotte Pedersen, Business Process Manager på Advania, och fortsätter:

– Tidigare arbetade de tre bolagen med olika processer för avtalsregistrering, och vi behövde gemensamma riktlinjer för att säkerställa enhetlighet och överblick. Det har lagt grunden för det uppdaterade Complete Control-upplägget.

Med stöd från House of Control och deras Customer Success Manager byggde Advania upp databasen på nytt.

– Vi började från grunden och lade in en ny struktur. Nu har vi dedikerade personer från varje avdelning som registrerar avtal enligt gemensamma riktlinjer. Det har gett oss full överblick, transparens och en databas som är redo för tillväxt, förklarar Gro.

– Jag är väldigt glad för guiden som nu finns i systemet. När man klickar på frågetecknet i ett avtal leds man steg för steg genom processen för att skapa ett nytt avtal. Det gör det mycket enklare för nya användare att komma i gång och sparar oss mycket tid internt, säger Charlotte.

Advania har varit särskilt nöjda med uppföljningen från sin CSM, Simon Søgaard-Pedersen:

– Han har varit otroligt hjälpsam och tålmodig. Han har bokat möten, svarat snabbt och väglett oss genom hela processen. Han förstår våra behov och kommer med bra förslag på lösningar, säger Charlotte.

– Implementeringen av den nya databasen har haft stor positiv betydelse för oss. Den har gett bättre översikt, minskat komplexiteten och gjort det snabbt och enkelt att hitta nödvändig information. Vi sparar tid, och samtidigt känner vi större trygghet i att vi följer upp avtalen i rätt tid, säger Charlotte.

Gro lyfter fram att dashboard och aviseringarna är bland de funktioner hon uppskattar mest:

– Jag ser snabbt vilka avtal som håller på att löpa ut. Det skapar trygghet. Vi slipper manuell uppföljning eftersom systemet automatiskt varnar den ansvariga medarbetaren.

Complete Control är helt enkelt en viktig pusselbit i koncernens tillväxtstrategi.

– När vi växer genom förvärv och organisk tillväxt behöver vi system som kan skalas upp. Det har vi nu. Vi kan enkelt lägga till nya bolag och avdelningar i strukturen. Det skapar trygghet i vardagen och kontroll i förvärvsprocesser, säger Gro.