Så fick BEWI bättre kontroll över leverantörsavtalen

För Karsten Bech Pedersen, som arbetar med inköp och supply chain hos BEWI Danmark A/S, handlar avtalshantering om mer än att arkivera dokument. Det handlar om att veta vad verksamheten har förpliktat sig till, när avtalen löper ut, vilka villkor som gäller och hur inköp kan användas mer strategiskt.

”När jag började på BEWI upptäckte jag att avtalen låg utspridda på olika håll. Vissa låg i lådor, andra i e-postmeddelanden eller hos enskilda personer. Det var i praktiken en stor ’black box’,” säger han.

För BEWI Danmark A/S omfattar inköpsarbetet sex fabriker i landet, utöver samarbete med verksamheterna i Sverige och Finland. Inköparna sitter lokalt ute på fabrikerna, medan Pedersen ansvarar för den fackmässiga och strategiska delen av inköpsarbetet.

Det innebär bland annat att utnyttja stordriftsfördelarna inom BEWI, förhandla större ramavtal samt säkerställa att leverantörerna följer koncernens krav och Code of Conduct.

Före implementeringen av House of Control fanns det inte en enda samlad plats för leverantörsavtalen. Avtal kunde ha ingåtts av olika personer i organisationen – en fabrikschef, en medarbetare inom underhåll, en person i expeditionen eller andra lokala intressenter – och därefter arkiverats på olika sätt.

Det gjorde det krävande att få en överblick över vilka avtal som existerade, vem som bar ansvaret för dem, när de löpte ut och vilka villkor som faktiskt gällde.

”Det var otroligt många intressenter i avtalen och alla hade egna arkivsystem. Då vet man inte nödvändigtvis när avtalen löper ut, eller om det finns betungande klausuler om årliga prisjusteringar eller bindningstid,” säger Pedersen.

Konsekvensen var brist på överblick, men följderna kunde också bli ekonomiska och operationella.

”Det är den typen av avtal vi vill undvika framöver,” säger han.

Pedersen kände till House of Control från en tidigare arbetsgivare och visste vad systemet kunde bidra med. När han såg behovet av bättre avtalshantering inom BEWI tog han därför initiativ till att samla leverantörsavtalen i House of Control.

Det första steget var att få in alla avtal i systemet och registrera dem med rätt uppgifter: utgångsdatum, uppsägningstider, avtalsinnehåll, prisjusteringsklausuler och andra centrala villkor.

”Inledningsvis handlade det om att samla alla avtal på ett ställe och se till att de registrerades korrekt,” säger Pedersen.

Idag har BEWI Danmark A/S registrerat flera avtal i House of Control. Arbetet har gett organisationen en gemensam avtalsgrund och en betydligt tydligare struktur.

För att säkerställa god datakvalitet har BEWI valt att centralisera registreringen. I Danmark finns det en administratör för inköp och en för försäljning som lägger in avtalen. En motsvarande struktur har etablerats i Sverige.

”Om alla lägger in avtal på sitt eget håll kan det bli svårt att hitta dem igen. Vissa skulle kalla det truck, andra gaffeltruck, andra staplare. Därför har vi valt att ha dedikerade administratörer som ser till att allt registreras på samma sätt,” förklarar Pedersen.

Den viktigaste vinsten för BEWI är inte i första hand kopplad till en specifik kostnadsbesparing. Det största värdet ligger i kontrollen.

”Det vi har uppnått är full insikt i vilka förpliktelser vi har gentemot våra leverantörer. Det är där den största vinsten ligger,” säger Pedersen.

Med House of Control kan BEWI see vilka avtal som finns, vilka leverantörer de är kopplade till, vilka fabriker de gäller för och när de ska följas upp.

Det ger en helt annan trygghet i vardagen. Tidigare kunde viktiga tidsfrister ligga hos enskilda personer eller vara gömda i lokala arkiv. Nu blir ansvariga personer aviserade innan avtalen löper ut eller måste sägas upp.

”Aviseringarna är det viktigaste för mig. Man kan inte komma ihåg ett stort antal avtal och när de löper ut. House of Control ser till att vi får besked i god tid, så att vi slipper använda mental kapacitet till att komma ihåg alla tidsfrister själva.”

Pedersen lyfter även fram en praktisk funktion som sparar tid vid registrering av leverantörsuppgifter.

”Om du har ett CVR-nummer kan du söka upp alla adressuppgifter direkt. Det är riktigt bra,” säger han.