Så här fick flygbolaget full kontroll över alla kontrakt och minskade onödiga kostnader

Som inköpschef är Peter ansvarig för alla inköp i Jettime (förutom flygplansleasing). I detta ingår också att följa upp ett stort antal avtal med leverantörer och partners. På den juridiska sidan hanterar Legal Manager Emily Lundqvist Mikkelsen allt från avtal och GDPR till andra juridiska uppgifter. När Jettime öppnade igen efter pandemin saknade företaget en intern jurist och många avtal hamnade hos inköpsavdelningen.

”Det viktigaste för oss är att ha full överblick över våra avtal, så att vi undviker att dubblera samma leveranser eller missa viktiga deadlines. Dessutom måste varje avdelning kunna se och följa upp sina egna avtal. Det ger ägarskap och tar bort personberoendet,” säger Peter Orssten.

”Tidigare lagrades alla avtal i en mapp på Peters dator. Det skapade en flaskhals som gjorde det svårt och otillgängligt för andra i organisationen att fatta välgrundade beslut – ibland med kort varsel,” förklarar Emily.

Avsaknaden av ett gemensamt system gjorde Jettime sårbart, både när det gällde personalberoende och potentiella fel. Avtal kunde löpa ut eller förnyas automatiskt och i värsta fall riskerade man att ingå ett nytt avtal eller beställa en ny tjänst utan att ha sagt upp det gamla.

En sådan dubbelhantering skulle leda till onödiga kostnader och extraarbete. Det stod klart att Jettime behövde en bättre lösning för avtalshantering.

”Vi hade möten med flera leverantörer, men valde House of Control eftersom vi tyckte att det var det bästa och mest intuitiva systemet,” säger Peter.

Implementeringen skedde i nära samarbete med House of Control. Med stöd av deras Customer Success Manager, Simon Søgaard-Pedersen, satte Jettime igång med att bygga upp en gemensam avtalsdatabas.

”Vi tog oss tid att skriva in alla avtal och definiera vem som är ansvarig för varje avtal. Samtidigt involverade vi cheferna på varje avdelning för att säkerställa att alla hade äganderätt till sina egna avtal,” säger Emily.

Hittills har Jettime registrerat cirka 180-190 avtal i systemet, och antalet ökar hela tiden. I takt med att fler avtal identifieras och läggs in räknar man med att nå över 250 aktiva avtal.

Jettime märker redan av en stor skillnad i vardagen.

”Det är en enorm lättnad. Det är slut på att leta efter avtal i mappar eller lokala filer. Vi sparar tid och vi har en mycket större säkerhet att avtalen följs upp i tid. Den tid vi sparar kan vi använda till ärendehantering och andra arbetsuppgifter,” säger Emily.

Med alla avtal samlade på ett ställe och en tydlig ansvarsfördelning slipper de den osäkerhet som tidigare följde med personberoende rutiner. Varje avdelning kan logga in och se sina egna avtal, vilket ökar ägarskapet och frigör tid för Peter och Emily att fokusera på sina kärnuppgifter.

”Jag ser direkt vilka avtal som är på väg att löpa ut och systemet meddelar automatiskt den ansvariga personen. Det ger mig sinnesfrid. Det innebär att Jettime undviker dyra överraskningar, till exempel överlappande avtal eller tjänster som vi inte längre behöver,” säger Peter.