Så säkrar Autorola strategisk kontroll och skalbarhet i 19 länder

Paradoxet för många snabbväxande teknikföretag är att medan produkten utåt sett är strömlinjeformad, halkar de interna processerna ofta efter. Med 900 anställda fördelade på 19 länder och 22 dotterbolag satt Autorola på en enorm mängd avtal – från komplexa IT-licenser till lokala hyreskontrakt.

För en koncern med verksamhet i många länder var önskan om transparens och en gemensam struktur den primära drivkraften bakom samarbetet med House of Control. För CFO Peter Bisgaard handlade det om att etablera ett globalt onlinearkiv som kunde ersätta de manuella rutinerna och ge en samlad bild av koncernens åtaganden.

“En stor del av vår verksamhet vilar på leverantörsavtal. Därför var det avgörande för oss att få på plats ett centralt onlinearkiv där vi kunde samla och styra alla kontrakt över landsgränserna,” förklarar Bisgaard.

Före centraliseringen präglades verkligheten av lokala variationer. I en koncern som sträcker sig från Mexiko till Turkiet fanns ingen gemensam standard. Vissa avtal låg i fysiska mappar, andra på lokala servrar eller i inkorgen hos en lokal chef.

Financial Controller Daniel Zink-Jensen, som har ansvarat för implementeringen, beskriver en vardag som tidigare präglades av osäkerhet.

“Kontrakten var spridda över olika länder och praxis skilde sig åt mellan allt från Mexiko till Frankrike. Det var svårt att veta vilka avtal som var aktiva, vilka som löpt ut och var vi saknade dokumentation,” berättar han.

Denna brist på transparens skapade finansiell risk, operationell risk og compliance-risk.

I januari inledde Zink-Jensen och House of Control ett omfattande arbete med att kvalitetssäkra portföljen.

“Vi gick från en situation där vi inte kunde lita helt på datan till en situation där vi nu har fullt förtroende,” säger Zink-Jensen.

Processen innebar att sortera bort inaktiva kontrakt och validera löpande avtal. När detta fundament var på plats kunde Autorola decentralisera ansvaret. Idag äger de lokala dotterbolagen sina egna avtal i systemet.

“De lokala teamen känner avtalen bäst. De vet om hyresavtalet i Paris ska omförhandlas eller om leasingavtalen i Turkiet är korrekta. Nu hanterar de uppladdning och uppföljning själva, medan vi på huvudkontoret kontrollerar kvaliteten.”

En nyckel till den lyckade implementeringen har varit den nära uppföljningen från House of Control. Eftersom systemet skulle rullas ut till användare med varierande teknisk kompetens och olika språk, bidrog deras Customer Success Manager, Simon Søgaard-Pedersen, med skräddarsydda lösningar.

House of Control fungerar idag som en digital säkringsmekanism. Zink-Jensen använder lösningen veckovis för att följa upp systemaviseringar. På så sätt kan han kontakta relevanta bolag vid behov så att inga tidsfrister missas.

“Det viktigaste för mig är att vi inte har fått aviseringar om utgångna kontrakt som vi fortfarande betalar för. Systemet ger oss besked i god tid innan ett avtal förnyas automatiskt.”

Sökbarheten i systemet sparar också organisationen enorma mängder tid.

“Om vi tog bort systemet imorgon skulle vi förlora spårbarheten och synligheten mellan dotterbolagen. Det skulle vi vara tvungna att stoppa omedelbart,” säger Zink-Jensen bestämt.

Värdet handlar om att undvika ”dubbelinköp” och säkerställa att man alltid har förhandlingskorten på hand när ett avtal närmar sig sitt slutdatum.