Hvor mange aftaler har I egentlig?

by Hans-Erik Wærsted | 12-08-2020 14:03:16

Langt de fleste økonomiansvarlige i de virksomheder, som vi taler med, er enige om, at et stort antal underleverandører med tilhørende aftaler skaber større kompleksitet. Og jo større kompleksiteten er, desto større direkte og indirekte omkostninger er der knyttet til aftalehåndteringen.

En CFO ved, at når der bliver indgået mange aftaler på forskellige niveauer i organisationen, indebærer det en risiko for, at der bliver foretaget dobbeltindkøb, at man glemmer at opsige aftaler, at de ikke bliver genforhandlet, eller at aftalerne automatisk bliver fornyet. Som CFO mærker man også de indirekte omkostninger, der opstår som følge af personafhængighed og den tid, der bliver brugt på at lede efter aftaledokumenter med henblik på at udarbejde prognoser og budgetter.

Hvor mange aftaler har I? Det spørgsmål stiller vi altid vores potentielle kunder. Svarene er som regel upræcise i den forstand, at antallet undervurderes. Selv CFO’er, der har været længe i virksomheden, bliver ofte forbløffede, når de ser, hvor mange aftaler der er, og hvor meget de koster tilsammen.

Når man vil finde ud af, hvor mange løbende aftaler virksomheden har med underleverandører, skal man lede højt, lavt og bredt i organisationen. Her får du 9 ledetråde:

• It-aftaler, for eksempel servere, lagring i skyen, licenser, pc’er, telefoner og abonnementer
• Levering af løsninger, produkter og tjenester, som er afgørende for, at I kan opfylde jeres forpligtelser over for kunderne
• Huslejeaftaler samt tilhørende vagter, forsikring, parkering, strøm og internet
• Leasingaftaler for firmabiler, produktionsudstyr med mere
• Rammeaftaler for advokattjenester, markedsføring og kommunikation
• Aftaler knyttet til medarbejdere, for eksempel rejser, forsikring, pension og træning
• Kontorudstyr i form af printere, papir, møbler og skærme
• Tjenester til kontoret, blandt andet kantine, vask, renseri og vicevært
• Mindre leverancer til kontoret, fx planter, kaffe, frugt, vand og snacks

Så hvor mange aftaler har I egentlig? Og hvordan ser kompleksiteten ud, når I tager højde for opsigelsesfrister, kontaktpersoner, dokumentlagring og så videre? Hvordan fungerer interaktionen med ERP-systemet?

En af vores kunder, som begyndte at bruge Complete Control til sine huslejeaftaler, anvendte tidligere regneark til aftalehåndtering: «Det fungerede sådan nogenlunde, da vi havde relativt få huslejekontrakter, men med koncernens udvikling blev det efterhånden både uhåndterligt og fuldstændig uforsvarlig.»

Skal vi tage en snak om, hvordan en hensigtsmæssig aftalehåndtering – Contract Lifecycle Management – kunne se ud i din virksomhed?

Omkostningerne ved manglende kontrol kan være store
8 grunde til, at regneark er dårlige til håndtering af aftaler
Tjekliste til køb af verktøj til aftalehåndtering
31.000 brugere: 10 grunde til, at de valgte House of Control
Derfor klapper investorerne, når CFO’en bruger Complete Control
Disse aspekter er afgørende for ROI, når I benytter Complete Control

Additional Reading