Når avtalehåndteringen er personavhengig risikerer bedriften kostbare konsekvenser. Slik løser dere utfordringene, og samtidig oppnår bedre kontroll, kontantstrøm og lønnsomhet.
Dere har helt sikkert opplevd omtrent følgende situasjon: En medarbeider slutter i bedriften, men det fortsetter å komme fakturaer for avtaler som personen har signert. Kanskje er leveransen nyttig, kanskje ikke. Uansett brukes det frustrerende mye tid på å få oversikten og å gjenopprette kontroll.
Denne type problemstillinger kan knytte seg til en lang rekke avtaler og forpliktelser:
- Leasingavtaler på biler og datautstyr
- Løpende avtaler med underleverandører
- Ansattegoder
- Avtaler om IT-leveranser
- Husleieavtaler
- Avtaler for kaffemaskiner, printere og alt det andre dere har på kontoret
Listen kunne fortsatt til bunnen av siden. Den ene fellesnevneren er løpende forpliktelser og kostnader, gjerne med autofornyelse. Den andre at det kun var den ansatte som nå har sluttet, som kjente til avtalen.
Hva risikerer bedriften når kunnskap om kostbare avtaler forsvinner ut døren sammen med den ansatte? Mer enn det direkte økonomiske tapet, skal vi se.
Konsekvenser av personavhengighet i avtalehåndteringen
Det er gode grunner til å tro at konsekvensene av personavhengighet øker, særlig i tider der bedrifter må kutte bemanningen plutselig og betydelig. Ved inngangen til 2024 er det mange som frykter at flere land i verden står overfor en resesjon. Når det er stor grad av personavhengighet i bedriftens avtalehåndtering, løper bedriften risikoen for et betydelig antall negative konsekvenser.
Man mister viktig dokumentasjon
Dersom kontrakter og viktige dokumenter kun er lagret lokalt på ansattes datamaskiner, i mapper på servere, eller fysiske permer, øker risikoen for tap av viktig informasjon ved personalendringer, teknisk svikt , eller tap av fysiske dokumenter.
Man bruker unødvendig tidsbruk på leting
Uten et sentralisert system, kan det ta betydelig tid å finne og håndtere kontrakter, noe som fører til ineffektivitet og unødvendig tidsbruk. Ansatte kan oppleve økt arbeidsbelastning og stress når de må håndtere oppgaver manuelt eller uten hensiktsmessige verktøy.
Man overser viktige frister
Mangel på en helhetlig oversikt over kontrakter kan føre til at viktige frister, for eksempel fornyelser eller oppsigelser, overses. Dette resulterer ofte i unødvendige kostnader eller tapte muligheter til reforhandling.
Det får uønskede juridiske konsekvenser
Når kontrakter ikke håndteres riktig, øker risikoen for (uønskede) juridiske tvister, straffer, bøter eller andre økonomiske tap som følge av manglende overholdelse av forpliktelsene i kontrakten.
Ledelsen mangler beslutningsgrunnlag
Uten tilgang til nøyaktige og oppdaterte data om alle avtalene og forpliktelsene, mangler CFO og resten av ledelsen viktig informasjon for å strategisk viktige beslutninger når bedriften trenger å kutte kostnader raskt.
Man risikerer kostbare driftsavbrudd
Når kunnskap om hver enkelt avtale er konsentrert hos enkeltpersoner, kan fravær eller avgang av disse nøkkelpersonene forårsake forstyrrelser i daglig drift. Manglende evne til effektivt å håndtere økende volum av kontrakter kan begrense bedriftens evne til å vokse og skalere. Dårlig kontraktshåndtering kan videre føre til forsinkelser og misforståelser overfor både kunder og leverandører.
6 grep for å forebygge personavhengighet
Slike konsekvenser er unødvendige. Her følger seks enkle grep for å redusere sårbarhet og personavhengighet:
1. Be ansatte sende alle avtaler til felles adresse
Dersom bedriften står i fare for å måtte redusere bemanningen, haster det mer enn vanlig med å få full oversikt over alle forpliktelsene. Sett opp en felles e-post hvor ansatte kan sende alle avtalene de har inngått på vegne av bedriften – med avtalen som vedlegg. Dersom vedleggene ikke eksisterer elektronisk, be dem oppgi hvor avtalene fysisk befinner seg.
2. Felles kontaktregister
Det er bedriften som eier kontaktene som selgere og kundebehandlere – eller innkjøpere for den saks skyld – snakker med på vegne av bedriften. Dersom dere har et CRM-system er felles kontaktregister en selvfølge, så sant de ansatte faktisk bruker CRM-systemet slik de skal. Alle andre bør i det minste registrere sine kontakter i et regneark.
3. Beskriv arbeidsmetoder
Nesten uansett hvilke oppgaver ansatte i bedriften utfører, så gjør de dem stadig bedre måned for måned. Metodene som brukes og forbedres er naturlig bedriftens eiendom, og de får større verdi jo raskere og bedre oppgavene utføres. Derfor, bruk ressurser på å dokumentere arbeidsmetoder. Å beskrive arbeidsmetoder er en rimelig forsikring den dagen en kollega av ulike årsaker skal slutter.
4. Felles sted for kundeleveranser
Ligger arbeidet som gjøres for kunder – eller dokumentasjonen av arbeidet – i sendte elementer i kollegaens e-postprogram? Å få tilgang til den ansattes e-post kan være juridisk krevende, men selv om du har tilgangen er det ingen enkel jobb å finne det du leter etter.
5. Felles innboks for viktige kunder
I forlengelsen av forrige punkt: Sett opp felles e-post for viktige kunder og andre kontakter. La all kommunikasjon gå til samme innboks og så ofte som mulig fra samme e-post. Dette gjør alt mye enklere dersom en medarbeider slutter, særlig når de slutter brått.
6. Registrere alle avtaler
Nordiske virksomheter er mestere i å fokusere på kjerneaktivitetene. Et resultat av dette er et stort antall underleveranser, som gjør det enkelt å skalere leveransene og sette krav til kvantitet, kvalitet og service. Jo flere leveranser, desto viktigere er det med sentral kontroll over disse kontraktene som regulerer leveransene. Uten en slik kontroll risikerer dere automatisk fornyelse uten reforhandling og at bedriften har flere leveranser enn nødvendig.
Den digitale løsningen som fjerner personavhengigheten
Det finnes dessuten en nordisk SaaS-løsning som er utviklet på grunnlag av slike dårlige erfaringer med manglende kontroll. Dette er en brukervennlig og smart løsning, som gir bedriften anledning til å glede seg over full kontroll lenge etter at den har betalt for seg selv.
Complete Control, som løsningen heter, er en skybasert tjeneste som gir deg kontroll over avtaler, forpliktelser og eiendeler. Nylig ble den sluppet i ny versjon, og den har mange egenskaper som reduserer personavhengighet, øker oversikten og i praksis kutter kostnader:
- Avtalehåndtering: Full kontroll på alle avtaler
- Du henter raskt og enkelt ut alle fremtidige forpliktelser
- Varslinger for oppsigelser, fornyelser, betalingsfrister mm.
- Budsjetteringsprosessen forenkles, forbedres og effektiviseres
- Digital signatur av avtaler
- OCR-skanning av avtaler
- ESG-målinger gjennom åpne APIer
- Du kan til enhver se tid se hvem som er ansvarlig for avtaler og eiendeler
- Enkel import og eksport til Excel og PowerPoint
- Intuitiv funksjonalitet og enkel administrasjon
- 100% webbasert SaaS-løsning – ingen ny infrastruktur nødvendig
- Markedsledende funksjonalitet for IFRS 16 og bærekraftsrapportering tilgjengelig
LES OGSÅ: Dette sier kundene om gevinsene ved å bruke Complete Control
Lyst å se hvordan Complete Control kan gjøre hverdagen bedre og personavhengigheten mindre i din bedrift? Book en uforpliktende samtale med oss når det passer deg.
SE OGSÅ: Last ned vårt white paper for smartere økonomistyring