BEWI Danmark A/S har samlet avtalene de har med sine leverandører i House of Control. Resultatet er bedre innsikt i forpliktelser, færre uønskede bindinger og – ikke minst – et bedre grunnlag for strategiske innkjøp på tvers av seks danske fabrikker.
.webp?width=1070&height=601&name=Bewi%20logo%20(2).webp)
For Karsten Bech Pedersen, som arbeider med innkjøp og supply chain i BEWI Danmark A/S, handler kontraktsstyring om mer enn å arkivere dokumenter. Det handler om å vite hva virksomheten har forplitet seg til, når avtalene utløper, hvilke betingelser som gjelder, og hvordan innkjøp kan brukes mer strategisk.
«Da jeg startet i BEWI, oppdaget jeg at avtalene lå spredt rundt omkring. Noen lå i skuffer, andre i e-poster eller hos enkeltpersoner. Det var i praksis en stor 'black box',» sier han.
Med House of Control har BEWI gått fra spredte avtaler og lokale rutiner til én felles kilde til sannhet for leverandøravtalene. Her kan du lese om hvordan de fikk det til, og gevinstene som Pedersen og teamet har oppnådd.
En internasjonal industrivirksomhet med komplekse innkjøp
BEWI er en ledende europeisk leverandør av emballasje og komponenter i EPS, EPP og Honeycomb. Som forbrukere kjenner vi blant annet produktene som de hvite fiskekassene i Flamingo ®/EPS.
Selskapet har en sirkulær forretningsmodel der konsernet produserer råvarer og ferdige produkter, samtidig som brukte materialer samles inn og gjenvinnes til nye produkter. Flamingo ®/EPS er spesielt godt egnet for gjenvinning, ikke minst fordi produktet hovedsakelig består av luft.
For BEWI Danmark A/S omfatter innkjøpsarbeidet seks fabrikker i landet, i tillegg til samarbeid med virksomheten i Sverige og Finland. Innkjøperne sitter lokalt ute på fabrikkene, mens Pedersen har ansvar for den faglige og strategiske delen av innkjøpsarbeidet.
Det innebærer blant annet å utnytte stordriftsfordelene i BEWI, forhandle større rammeavtaler samt sikre at leverandørene følger konsernets krav og Code of Conduct.
«Min rolle handler om hvordan vi arbeider med innkjøp, og hvordan vi får utnyttet stordriftsfordelene i BEWI. Det er det jeg er ansatt for å bidra til,» sier Pedersen.
I tillegg inngår leverandøroppfølging og due diligence i arbeidet. BEWI bruker blant annet BEWI Partner, et felles konsernsystem til leverandørgodkjenning, spørreskjemaer og andre typer kontroller av leverandører.
.png)
«Hvis du har behov for et enkelt, oversiktlig og brukervennlig system til å holde styr på leverandøravtalene dine, og som samtidig kan tilpasses din virksomhet, bør du vurdere House of Control.»
Utfordringen: Avtaler uten felles struktur
Før implementeringen av House of Control fantes det ikke ett samlet sted for leverandøravtalene. Avtaler kunne være inngått av forskjellige personer i organisasjonen – en fabrikksjef, en medarbeider innen vedlikehold, en person på ekspedisjonen eller andre lokale interessenter – og deretter arkivert på ulike måter.
Det gjorde det krevende å få oversikt over hvilke avtaler som eksisterte, hvem som hadde ansvar for dem, når de utløp, og hvilke vilkår som faktisk gjaldt.
«Det var utrolig mange interessenter i avtalene, og alle hadde sine egne arkivsystemer. Da vet man ikke nødvendigvis når avtalene løper ut, eller om det finnes krevende klausuler om årlige prisreguleringer eller bindingstid», sier Pedersen.
Konsekvensen var manglende oversikt, men konsekvensene kunne også bli økonomiske og operasjonelle.
«Det er den typen avtaler vi ønsker å unngå fremover,» sier han.
Løsningen: Å samle avtalene i House of Control
Pedersen kjente House of Control fra en tidligere arbeidsgiver og visste hva systemet kunne bidra med. Da han så behovet for bedre kontraktsstyring i BEWI, tok han derfor initiativ til å samle leverandøravtalene i House of Control.
Første skritt var å få alle avtaler inn i systemet og registrere dem med de rigtige opplysningene: utløpsdatoer, oppsigelsesfrister, kontraktinnhold, prisreguleringsklausuler og andre sentrale vilkår.
«I første omgang handlet det om å få samlet alle avtalene på ett sted og få dem registrert riktig,» sier Pedersen.
I dag har BEWI Danmark A/S registrert flere avtaler i House of Control. Arbeidet har gitt organisasjonen et felles avtalegrunnlag og en langt tydeligere struktur.
For å sikre god datakvalitet har BEWI valgt å sentralisere registreringen. I Danmark er det én administrator på innkjøp og én på salg som legger avtalene inn. Tilsvarende struktur er etablert i Sverige.
«Hvis alle legger inn avtaler på hver sin side, kan det bli vanskelig å finne dem igjen. Noen ville kalle det truck, andre gaffeltruck, andre stablere. Derfor har vi valgt å ha egne administratorer som sikrer at ting blir registrert likt,» forklarer Pedersen.
Effekten: Full innsikt i forpliktelsene
Den viktigste gevinsten for BEWI er ikke først og fremst knyttet til én bestemt kostnadsbesparelse. Den største verdien ligger i kontrollen.
«Det vi har oppnådd, er full innsikt i hvilke forpliktelser vi har overfor våre leverandører. Det er der den største gevinsten ligger,» sier Pedersen.
Med House of Control kan BEWI se hvilke avtaler som finnes, hvilke leverandører de er knyttet til, hvilke fabrikker de gjelder for, og når de skal følges opp.
Det gir en helt annen trygghet i hverdagen. Tidligere kunne viktige frister ligge hos enkeltpersoner eller være gjemt i lokale arkiver. Nå blir ansvarlige personer varslet før avtalene utløper eller må sies opp.
«Varslingene er det viktigste for meg. Du kan ikke huske flere avtaler og når de utløper. House of Control sørger for at vi får beskjed i god tid, slik at vi slipper å bruke mental kapasitet på å huske alle fristene selv.»
Pedersen fremhever også en praktisk funksjon som sparer tid ved registrering av leverandøropplysninger.
«Hvis du har et CVR-nummer, kan du slå opp alle adresseopplysninger direkte. Det er virkelig bra», sier han.
Fra avtaleoversikt til strategisk innkjøp
Når alle avtalene ligger samlet, kan BEWI bruke informasjonen mer strategisk.
Pedersen bruker blant annet House of Control til å identifisere avtaler innenfor samme kategori på tvers av fabrikker. Det gjør det lettere å se hvor virksomheten har flere lokale avtaler som på sikt kan samles i større, felles avtaler. Et eksempel er serviceavtaler for gaffeltrucker.
«Når vi har oversikten, kan vi se hvor mange forskjellige avtaler vi har på de ulike lokasjonene. På sikt kan vi bruke det til å samle porteføljen og gå ut i markedet med en felles avtale for flere produksjonsenheter,» sier han.
Det har også betydning for reforhandlinger og forberedelsene til dem. Målet er å synkronisere avtaleporteføljen over tid, slik at utløpsdatoer og oppsigelsesfrister i større grad understøtter strategiske innkjøpsprosesser.
«Når vi har fått inn alle avtalene, handler det neste om å få utløpene synkronisert og unngå avtaler som binder oss i uhensiktsmessig lang tid,» sier Pedersen.
For BEWI handler dette om å bygge opp bedre forhandlingsposisjoner.
«Hvis en avtale fungerer godt, kan den gjerne forlenges. Da kan vi på et tidspunkt samle hele porteføljen av servicetjenester og sende den ut i markedet,» sier han.
Brukervennlighet som gjør systemet enkelt å ta i bruk
En viktig grunn til at House of Control fungerer godt i BEWI, er at systemet er enkelt å bruke.
«Det er svært intuitivt. Man kan raskt komme i gang, og det er lett å forstå hvordan systemet fungerer,» sier Pedersen.
En annen styrke han fremhever, er muligheten til å tilpasse egne dashbord. Fabrikksjefer kan for eksempel sette opp visninger som kun viser avtalene som gjelder for deres fabrikk.
«Fabrikksjefen i Hobro er først og fremst interessert i det som gjelder for hans fabrikk. Da kan han sette opp dashbordet sitt slik at han får akkurat den oversikten han trenger.»
Samtidig kan avtaler markeres slik at organisasjonen tydelig kan se om en avtale gjelder én fabrikk, flere enheter eller hele BEWI Danmark. Det gir både lokalt eierskap og sentral kontroll.
Tilgjengelig hjelp når behovet oppstår
BEWI har hatt begrenset behov for support i hverdagen, nettopp fordi systemet er enkelt å bruke. Likevel er det viktig å vite at hjelpen er tilgjengelig ved behov.
«Jo mindre kontakt vi har, desto bedre er det egentlig. Det betyr at systemet fungerer. Men når vi har behov for å avstemme noe, vil vi gjerne ha svar raskt. Det får vi fra House of Control,» sier Pedersen.
Han beskriver samarbeidet som enkelt og effektivt.
«Customer Success Manager Simon Søgaard-Pedersen i House of Control er der når vi trenger det.»
Et enkelt valg for innkjøpsledere
For Pedersen er verdien av House of Control tydelig: Systemet gir oversikt, struktur og kontroll over leverandøravtalene, helt uten å gjøre arbeidsdagen mer komplisert. Det er også budskapet han ønsker å gi til andre innkjøpsledere.
«Hvis du har behov for et enkelt, oversiktlig og brukervennlig system til å holde styr på leverandøravtalene dine, og som samtidig kan tilpasses din virksomhet, bør du vurdere House of Control.»
For BEWI Packaging Danmark har House of Control blitt et verktøy til mer enn avtalehåndtering. Det gir innsikt i forpliktelser, reduserer risikoen for uønskede bindinger og skaper et bedre grunnlag for å utnytte stordriftsfordelene i en internasional industrivirksomhet.
.webp)
