Gregory GjiniMed to tusen kunder og et stort antall leveranser til tre kontorer, har House of Control mange kontrakter å forvalte – og betydelig risiko for å trå feil. Heldigvis har økonomiavdelingen svart belte i bruk av selskapets egen contract management software.
Hver måned er det over 50.000 månedlige innlogginger fra House of Controls kunder i plattformen for avtalehåndtering, Complete Control. Blant kundene er House of Controls egen økonomiavdeling.
Nylig snakket vår webinar-vert Karoline Rønsdal med Chief Financial Officer Fabian Flaaten og Head of Finance and Controlling Pål Havneraas om hvordan egne løsninger brukes til å styrke avtalehåndteringen og økonomistyringen i House of Control.
Finanskrisen: Fra asset management til contract management
Fabian tar oss med tilbake til finanskrisen i 2008, da gründer Lasse Sten allerede hadde etablert et selskap som brukte sikkerhetsmerker og en database for å gi kundene full kontroll over fysisk utstyr i bedriften.
«I et kundemøte bøyde kunden seg over bordet og så Lasse inn øynene: Løsningen dere har for asset management er vel og bra. Det vi virkelig trenger å vite nå, er å få en oversikt over alle forpliktelsene vi har, slik at vi kan se hvor raskt vi kan avslutte avtaler og kutte kostnader,» - Fabian
Som en handlekraftig entreprenør snudde Lasse seg på femøringen. Databasen for utstyr ble tilpasset avtalehåndtering – og kundene strømmet på. Resten er historien om videre utvikling av løsningen, om sterk vekst og økt betydning for kundene, om børsnotering og – i 2022 – oppkjøp av selskapet av Europas ledende business software-aktør, Visma.
«At Visma kjøpte oss er en sterk anerkjennelse av hva vi leverer og av våre ansatte. Vi er ingen brysom konkurrent til noen av Vismas produkter, og virkelig kjent med oss ble de som kunder i forkant av oppkjøpet. Nå står vi foran en virkelig stor reise og ekspansjon i nåværende markeder og videre i Europa,» sier Fabian.
CFOen som profesjonaliserte økonomistyringen med egne verktøy
Det er lenge siden Fabian fikk innsikt i hvordan House of Controls løsninger for avtalehåndtering og IFRS 16-rapportering kan forbedre prestasjonene til økonomiavdelingen. Han fikk ansvaret med å profesjonalisere økonomistyringen i selskapet like etter at investorene i Viking Venture kjøpte majoriteten av aksjene i 2015.
«Som økonomiansvarlig kjenner du selvsagt til selskapets største kontrakter med de viktigste leverandørene og største kundene. La oss si at dette dreier seg om 30 til 60 kontrakter. Så er det resten av skogen, hvor mørketallene blir større jo dypere skogen er. Vet du i det hele tatt at kontraktene finnes og hvilke forpliktelser de innebærer?»
Han lar spørsmålet henge i luften, før han problematiserer hva det har å si for økonomistyring og lønnsomhet. Dersom du ikke kjenner til avtalene, ikke vet om de er nødvendige, ikke vet hvem som er deres rette eiere i bedriften, ikke blir blir varslet før reforhandling – hvordan kan CFO da si at hun eller han har full kontroll?
Sentralisering av prosess, desentralisering av ansvar
I dag er Fabian støttet av Pål i den daglige håndteringen av House of Controls avtaler. Pål er opptatt av det overordnede designet av prosessene rundt avtalehåndtering.
«Det trengs sentralisering av prosess og oversikt, aller helst med utspring i økonomiavdelingen. Så trengs det desentralisering av ansvar og eierskap til avtalene, fordi behovet for selve leveransene er andre steder i virksomheten. I disse prosessene er det lite optimalt med manuell håndtering av avtalene. De bør tvert imot automatiseres i så stor grad som mulig,» sier Pål, og utdyper:
«Særlig i en vekstbedrift er manuelle prosesser lite hensiktsmessige. Det skalerer veldig dårlig. Det samme gjelder bedrifter med dynamiske endringer i markedet, hvor leveranser og avtaler endres ofte.»
Det han snakker om, er å registrere kritiske metadata om hver enkelt avtale. Det er data som besvarer spørsmål som for eksempel: Hva er betalingsplanen? Hva er kontraktens løpetid, og når kan den sies opp eller reforhandles? Hvem er ansvarlig avtalen, inkludert å bekrefte at den fortsatt er nødvendig for bedriften?
God avtalehåndtering gir førsteklasses data for økonomiavdelingen
«Når alt dette er på plass og registrert for alle bedriftens avtaler i en smart digital løsning, har det noen oppsiktsvekkende positive effekter for økonomistyringen. Kvaliteten på finansielle data blir kraftig beriket, som gjør budsjetteringen både raskere og mer presis. Og med varslinger før avtalene utløper, blir vi mindre personavhengige og reduserer risiko,» forklarer Pål.
Han sier at forbedringene begynner med å løfte betydningen av økonomistyring i bedriften. Det inkluderer å gjøre budsjettering og forecasting til en topp prioritet. Og det inkluderer også betydelig innsats. Det tar tid å registrere alle avtalene, men Pål er klokkeklar på at gevinstene ved å gjøre jobben er mer enn verdt strevet. Og jo mer løsningen brukes, desto større blir verdien. Det bekreftes av Fabian:
«Du får et fantastisk datasett, som samtidig gir full kontroll over alle avtalene og forpliktelsene. Softwaren er selve forutsetningen for å kunne besvare spørsmålet om vi virkelig trenger avtalen. Og for økonomiavdelingen hjelper løsningen deg til å kartlegge avtalenes fremtidige økonomiske betydning. Du får en levende kostnadsbase, som dere hele tiden kan jobbe med å trimme.»
Brukes også til å analysere inntektene fra 2000 kunder
Karoline, som til daglig hjelper mange av House of Controls kunder med å optimalisere bruken av programvaren Complete Control, spør om gevinstene også handler om å håndtere uventede hendelser på en bedre måte.
«Det kan du godt si. Når hele skogen av avtaler er registrert, vil det oppstå færre uventede hendelser. Du har full oversikt over fremtidig cash flow, som gjør at du også kan gjøre vurderinger av kapitalbehov nå og i årene som kommer. Slik blir Complete Control også et fremragende verktøy for å bygge ulike scenarier,» sier Fabian.
House of Control bruker også Complete Control til å håndtere alle de nesten to tusen kundekontraktene. Disse er solgt inn som lisenser og blir årlige gjentagende inntekter i regnskapet. Fra Complete Control kan avtalene faktureres, og Fabian og Pål har et førsteklasses dashboard for å kunne rapportere og presentere inntektsbildet til styret i selskapet.