Full kontroll på hundrevis av avtaler for Moestue Group AS
Verktøyet gir oss enkelt tilgang til alle avtalene. Alle kontraktene blir fanget inn og registrerte.
Geir Inge Gjørva, CFO, Moestue Group
OM GEIR INGE GJØRVA
Geir Inge Gjørva er CFO i Moestue Group, med lang erfaring fra ledende økonomistillinger i flere selskap.
Moestue Group AS
I Moestue Group AS finner vi et titalls selskaper som er blant Europas ledende importører av vin, øl og brennevin. Fellesnevneren er produkter med høy kvalitet og en spennende historie, plukket ut av entusiaster som lever for jobben.
Bare i Norge selges det tusenvis av ulike produkter fra hundrevis av produsenter fra hele verden. Det gir kompleksitet i både innkjøp og salg, med et stort antall avtaler med underleverandører og kunder – signert av mange av gruppens ansatte. I tillegg kommer sentrale avtaler for blant annet bank, husleie, programvare og alt det andre som følger med å drive et stort konsern.
“Avtaler kunne utløpe uten at de ble fulgt opp.”
Geir Gjørva, CFO
Bakgrunn
Da Geir Inge begynte som CFO for fire år siden, var avtalene lagret på servere i ulike mapper. Rutinene for hvordan det ble lagret kunne variere – ulikt fra selskap til selskap og mellom avdelinger. Tilgangsstyring var begrenset, og det var vanskelig å følge opp avtalene. Avtaler kunne utløpe uten at de ble fulgt opp.
Utfordringer
"Vi, som sikkert mange andre bedrifter, opplever en hektisk hverdag der mye av fokus går på produktutvikling, produkttilgjengelighet og salg til våre kunder. Den administrative oppfølgingen av avtaler kan derfor bli nedprioritert av kapasitetsårsaker, og jeg var tidlig på leting etter en måte å automatisere oppfølgingen av disse ved og skape en effektiv, automatisert oppfølging med robuste rutiner. Dette inkluderte noe så praktisk som at rett person fikk varsling når en kontrakt trengte oppfølging."
Forbedringer
"Verktøyet gir oss enkelt tilgang til alle avtalene. Alle kontraktene blir fanget inn og registrerte. Det går varslinger ut når avtalene løper ut, trenger reforhandling eller en annen type oppfølgning. Dette gjør at våre ansatte får fullt eierskap til avtalene sine. Det er sjelden at jeg er involvert."
Løsninger
Prosessen
"Vi definerte en tydelig kontraktshåndteringsprosess. Dette inkluderte blant annet hvordan avtaler skal sendes inn, tinglyses og eskaleres. Deretter kartla vi avtalene til vår organisasjonsstruktur og definerte medarbeiderroller. Dette gir en fornuftig struktur som gjør det lettere å spore kontrakter."
"Vi er veldig fornøyde med at kontraktene nå fanges opp i tide og at vi alltid har full kontroll og god oversikt over innhold, forpliktelser og ansvarlige."
FÅ KONTROLL OVER KONTRAKTENE DINE
Se selv hvordan vår skybaserte kontraktsadministrasjonsprogramvare gir deg kontroll over kontrakter, eiendeler og forpliktelser.
