Hur en bättre hantering av SaaS-kostnader kan spara in tiotusentals kronor för ditt företag

Cloud-tjänster ökar produktiviteten och stärker företagets konkurrenskraft. Men hur kan en CFO behålla kontrollen över ett ökande antal SaaS-licenser? Vi tittar närmare på det här.

Covid-19-krisen boostade innovation inom IT-branschen, och utvecklingen har bara fortsatt. De globala användarnas utgifter för offentliga cloud-tjänster förväntas öka med 20,4% till totalt 678,8 miljarder dollar 2024, upp från 563,6 miljarder dollar 2023, enligt den senaste prognosen från Gartner. Företag förstår vikten av att investera i IT för att förbli konkurrenskraftiga och för att öka produktiviteten.

Det är lätt att ha för bråttom när man investerar i ett stort antal SaaS-lösningar för att driva tillväxt och effektivitet. Det här är trots allt SaaS-lösningar som frigör löner och anställda, förbättrar olika aspekter av företagets verksamhet och frigör resurser. Så småningom uppstår dock frågan: har vi en översikt över alla våra SaaS-licenser?

En CFO kommer alltid att vilja svara på den frågan med ett tydligt ja. När ekonomichefen har kontroll över alla SaaS-licenser lägger det grunden för en bättre kostnadskontroll och budgethantering. I den här artikeln presenterar vi ett praktiskt tillvägagångssätt för de växande utmaningarna med ett ökande antal SaaS-licenser.

DE VIKTIGASTE UTMANINGARNA VID HANTERING AV SAAS-KOSTNADER

I takt med att cloud-tjänster blir allt mer populära, och företag ser vikten av att ha överblick och kontroll över avtalen, skulle man kunna tro att fler ekonomiavdelningar skulle ha bättre koll på sina SaaS-kostnader. Men många kämpar fortfarande för att behålla kontrollen på grund av en mängd utmaningar i hanteringen av SaaS-licensavtal. Att förstå dessa är viktigt för att förebygga och lösa dem. Vanliga utmaningar är:

Olika avtals- och faktureringsvillkor

En utmaning med utlägg för SaaS-lösningar är att varje lösning är kopplad till en mängd olika avtalsvillkor och faktureringsmetoder. Utmaningarna rör främst prenumerationsvillkor, typer av licenser och antalet användare.

Brist på centraliserade inköp

Ofta köps SaaS-lösningar av personer som ser ett behov av produkten. Ett exempel är en grafisk formgivare som köper tillgång till Photoshop, med avtalet i sin inkorg. När designern slutar fortsätter licensen att löpa eftersom ingen har överblick eller bedömer om företaget fortfarande behöver Photoshop. Ju fler sådana licenser, desto större är risken förknippad med bristen på central kontroll.

Centraliserade inköp har fem tydliga fördelar: Kostnadsminskning, riskreducering, förbättrad efterlevnad, bättre leverantörsval och mer långsiktiga leverantörsrelationer. Läs det här caset om hur Visma sparade 220 miljoner kronor genom en centraliserad inköpsavdelning.

Kalkylblad & överblick

Med det ökande antalet SaaS-lösningar som används förnyas och omförhandlas kontrakt ständigt. Kalkylblad är illa lämpade för att hålla en omfattande och uppdaterad överblick, särskilt eftersom översikten beror på personer som har skapat kalkylbladet. Därför kräver en översikt över SaaS-lösningar ett centraliserat system som hanterar all data relaterad till avtalet och synliggör den.

Silotänkande skapar nackdelar

En utmaning, särskilt i stora företag, är silotänkandet. Till exempel ser vi ofta att samma SaaS-lösning köps flera gånger – istället för att säkra åtkomst inom hela företaget. Återigen är problemet bristen på överblick.

9 FRÅGOR SOM CFO'ER BÖR STÄLLA OM FÖRETAGETS SAAS-PRODUKTER

Hur kan en CFO få en överblick för att bättre kunna hantera SaaS-kostnader? Vi tror att genom att svara på frågorna nedan kan företaget uppnå betydande vinster.

1. Vilka SaaS-avtal har ingåtts av varje anställd – och vad kostar de?

För att få en överblick kan CFO:n kartlägga SaaS-användningen per anställd i en central lösning. En sådan aggregerad bottom-up-kontroll kan vara betydelsefull för företag som genomgår tillväxt, omstrukturering eller en minskning av antalet anställda. Genom att få denna överblick kan CFO:n också se hur SaaS-kostnaderna har sett ut historiskt och hur de förväntas utvecklas.

2. Vad är summan av alla SaaS-kostnader och vad är budgeterat för nästa period?

Översikten gör det möjligt för företaget att identifiera potentiella kostnadsbesparingar, förhandla mer effektivt med leverantörer och upprätthålla en hållbar ekonomi. Det hjälper också till att minimera risken för oförutsedda utgifter och säkerställer att företagets budget återspeglar realistiska förväntningar på SaaS-konsumtion.

3. När förnyas era SaaS-avtal och vilka är de andra väsentliga avtalsförpliktelserna och villkoren?

Att känna till utgångsdatumet för dina SaaS-avtal är en förutsättning för förutsägbar avtalshantering, inte minst för att undvika oönskade automatiska förnyelser av avtal. Med notifikationer innan utgångsdatum har du tid att utvärdera leverantörernas prestationer innan omförhandling. Det är också viktigt att vara medveten om villkor relaterade till avbokningsfrister, prishöjningar och eventuella ändringar i tjänsternas omfattning.

4. Vad är prismodellen för varje SaaS-avtal?

Är SaaS-avtalet licensbaserat eller volymbaserat? Med den förstnämnda betalar du per användaråtkomst. Med volymbaserade modeller kommer fakturan från leverantören att bero på användningen eller mängden data eller transaktioner som utförs i SaaS-produkten. När du vet hur kostnaderna uppstår kan du lättare optimera användningen av SaaS-lösningar.

5. Används SaaS-produkterna av dina kollegor?

Denna fråga bör beaktas i samband med frågan om prissättningsmodellen. Många SaaS-licenser distribueras brett inom organisationen, men inte alla anställda använder dem. Utan en översikt över vem och var anställda använder specifika SaaS-produkter är det svårt att identifiera och realisera besparingar.

6. Kan du jämföra priser och omförhandla dina SaaS-lösningar?

Precis som flygbiljetter kan SaaS-lösningar variera mycket i pris beroende på försäljningsprocessen och kundbeteendet. Har en demo utförts? Har du fått tillgång till rabatter eller alternativa priser? Därför kan det vara fördelaktigt att hitta en tjänst som jämför priser på olika SaaS-lösningar, så att du har ett bra underlag för omförhandlingar.

Precis som hyran har vissa SaaS-lösningar satt en årlig prishöjning, satt till exempelvis 3-5 procent per år. Det är viktigt att ha tillgång till dessa siffror, så att du lättare kan budgetera för vad de framtida utgifterna för SaaS-lösningar kommer att bli.

När du har en fullständig översikt över förfallodatumet för betalning av alla SaaS-lösningar kan du bättre hantera kassaflöden.

9. Har ni SaaS-lösningar som kan sägas upp för att det finns dubbletter eller för att lösningen är överflödig?

Det finns en uppsjö av SaaS-lösningar på marknaden. Stora företag i synnerhet kan upptäcka att deras anställda har tillgång till olika SaaS-lösningar som faktiskt liknar varandra och har överlappande funktioner. Genom att göra en utvärdering kan du minska kostnaderna för SaaS-produkter genom att stoppa användningen av överflödiga lösningar.

DEN ULTIMATA LÖSNINGEN FÖR ATT HANTERA DITT FÖRETAGS SAAS-KOSTNADER

En professionell hantering av SaaS-licenser kan vara krävande för företaget. Med ett system för avtalshantering har du det verktyg du behöver för att få en fullständig överblick. Ja, de flesta av frågorna ovan kommer att besvaras nästan av sig själva. Detta är den lösning som beskrivs i Vismas fall, där inköpsavdelningen sparade 220 miljoner kronor genom att centralisera sina inköp och använda vår programvara för avtalshantering.

House of Controls lösning för avtalshantering ger en översikt över alla avtal och tillhörande data, vilket gör det enkelt att få varningar när avtal ska omförhandlas eller förnyas. Avtalen lagras i en cloud-baserad programvara som nyckelpersoner kan komma åt vid behov. Detta möjliggör betydande kostnadsbesparingar och en omfattande översikt över avtalen.

Om du är intresserad av att höra mer om en sådan lösning är vi redo att hjälpa dig vidare och berätta om House of Controls programvara.

Boka en demo av vår lösning här: