Butikskedjan Normal håller ordning på över 600 hyresavtal med House of Control

Søren Kring, Property Manager för Norden, ansvarar för mer än 600 hyresavtal – ett antal som växer i takt med att den danska butikskedjan expanderar.

– Det är ett stort antal med strategisk betydelse för koncernen. När avtalen närmar sig utgång måste vi ta ställning till varje enskild butik: Hur presterar den? Vad är marknadshyran? Ska vi omförhandla, förlänga eller flytta? säger han.

Tidigare hanterades uppföljningen i kalkylblad. Det fungerade så länge kedjan var liten, men i takt med tillväxten blev det oöverskådligt – och riskabelt.

– Vi växte så snabbt att vi behövde bättre översikt. Risken att glömma varsel och tappa viktiga hyresavtal blev helt enkelt för stor, säger Kring.

– Varje butik har ett noggrant utvalt läge, och bakom varje gällande hyresavtal ligger det som regel långvariga förhandlingar utförda av lokala Expansion Managers, berättar Kring.

– Medan valet av läge är avgörande för kedjans omsättning och tillväxt, är låga hyror och goda villkor helt grundläggande för att vi ska kunna vara trogna vårt koncept.

För Normal handlar det om stora summor.

– De nordiska hyresavtalen representerar ett större tresiffrigt miljonbelopp i årliga åtaganden, berättar Kring och syftar på belopp i danska kronor.

– Det säger sig självt att även ett litet misstag kan få stora konsekvenser. Om vi glömmer att varna i tid riskerar vi att förlora ett bra avtal. I värsta fall förlorar vi lokalen helt.

Lösningen blev Complete Control från House of Control – en SaaS-lösning för avtalsstyrning som varnar i god tid innan avtal löper ut. Den valdes tack vare starka kundreferenser och en mogen, stabil teknik. Valet gjordes innan Kring började på Normal.

– Vi använder systemet främst för funktionen som ger oss varningar när avtal närmar sig utgång. Vanligtvis måste vi meddela hyresvärden 6, 9 eller 12 månader i förväg för att utnyttja en förlängningsoption. Om vi inte varnar i tid kan vi förlora rätten att förlänga, berättar han.

Även om Kring upplever Complete Control som intuitivt och användarvänligt, har han ibland behov av support. Samarbetet fungerar mycket bra, berättar han:

– Vi har en dedikerad Customer Success Manager som följer oss nära. Han tar kontakt när det behövs och vi får snabb hjälp om vi vill justera uppsättningen. Det har fungerat både virtuellt och genom fysiska möten på huvudkontoret.

Varningsfunktionen har visat sig vara helt avgörande.

– I praktiken fungerar Complete Control som ett säkerhetsnät. Det ser till att vi alltid får besked om vilka avtal vi måste följa upp – och när. Det är otroligt viktigt, eftersom vi i många fall har förhandlat oss fram till villkor vi vill behålla eller eventuellt justera vid omförhandling, säger Kring.

– Vi får automatiska e-postmeddelanden med en översikt över vilka avtal som kräver åtgärd kommande kvartal. Det har flera gånger räddat oss från att missa ett avtal som höll på att löpa ut.

För Kring råder det ingen tvekan om att Complete Control spelar en viktig roll i kedjans vidare expansion.

– När du växer så snabbt som vi gör måste du ha system som skalar med dig. House of Control är ett viktigt verktyg för att skapa stabilitet mitt i tillväxten. Det ger oss förutsägbarhet, kontroll och trygghet och gör att vi kan lägga tiden på det som verkligen betyder något i min roll: att förhandla fram de bästa villkoren för våra butiker.