Bedrifter som allerede har tatt i bruk et verktøy for avtalehåndtering har alle forutsetninger for å oppfylle åpenhetsloven. De som ikke har tatt i bruk et slikt verktøy, har muligheten til å oppnå betydelige forbedringer i økonomistyringen når de kjøper programvare for åpenhetsloven.
1. juli 2022 trådte åpenhetsloven i kraft i Norge. Loven pålegger virksomheter som omfattes til å utføre aktsomhetsvurderinger av hvordan de kan unngå negative konsekvenser menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår i egen bedrift og leverandørkjeden.
(Artikkelen fortsetter under bildet)
Åpenhetsloven krever at bedriftene offentliggjør en redegjørelse om aktsomhetsvurderingene hvert år. I mellomtiden kan publikum komme med informasjonskrav, hvor for eksempel journalister og frivillige organisasjoner har rett til innsyn i aktsomhetsvurderingene – vanligvis i løpet av tre uker.
Det er ikke til å komme unna at åpenhetsloven i praksis kommer med visse systemkrav, enten det gjelder å lagre og systematisere aktsomhetsvurderinger, lage den ovennevnte redegjørelsen innenfor tidsmessig fornuftige rammer eller å ha rask oversikt når det kommer informasjonskrav.
Åpenhetsloven og avtalehåndtering
I House of Control har vi siden 2006 bygget kompetanse og – ikke minst – utviklet programvare for å hjelpe kundene til bedre avtalehåndtering. I andre halvår 2022 har selskapet over 2.700 kunder med brukere over hele kloden. Det norske SaaS-selskapet har hatt en eventyrlig vekst, og har for lengst passert 200 millioner kroner i årlig gjentagende inntekter.
En viktig årsak til at House of Control har lykkes med sin programvare for avtalehåndtering, handler om de positive effektene dette har for kostnadskontroll, personavhengighet og økonomistyring.
Vi kan bruke følgende eksempel: Tenk om du som økonomisjef blir oppringt av administrerende direktør, som trenger en full oversikt over hvilke løpende avtaler og forpliktelser selskapet har – samt hvilke som kan sies opp i løpet av det neste halvåret. Hvor lang tid bruker du på å skaffe henne eller ham denne oversikten?
Har du full kontroll på alle leverandørene og avtalene dere har med dem, vil du kunne komme med en oversikt i løpet timen. Og hvis du ikke har denne kontrollen? Tenk på alle stedene du må lete og alle menneskene som må kontaktes (og settes i arbeid) for å skaffe oversikten! Klarer du det på en uke uten overtid?
Kundene våre opplever normalt betydelig brukerverdi allerede kort tid etter oppstart. Vi ser ofte at det er fordi økonomiteamet hadde svært begrenset kunnskap om antall aktive avtaler. (Ja, det er helt vanlig ikke å vite hvor mange avtaler bedriften har.) Tommelfingerregelen er at 10 prosent av andre driftskostnader kan elimineres med en gang, og at bedre budsjettering kan gjøres unna på en brøkdel av tiden.
5 årsaker til at åpenhetsloven overholdes best med bedre avtalehåndtering og leverandørkontroll
Nesten på samme måte er det når bedriften skal behandle informasjonskrav og lage en offentlig redegjørelse – slik åpenhetsloven krever. Dere skal for eksempel ha oversikt over og kunne besvare spørsmål som:
- Hvilke underleverandører har dere?
- Hvilke varer og tjenester leverer de til dere?
- Hvor er avtaledokumentene som regulerer leveransen?
- Hvilke krav har dere stilt i kontrakten dere har med leverandørene?
- Når sjekket dere sist at de overholdt kravene?
- Hvem var det hos dere som ba om informasjon fra leverandøren, og hvem var det som svarte i den andre enden?
Vi mener at det er minst fem årsaker til at god håndtering av åpenhetsloven handler om god avtalehåndtering og leverandørkontroll:
1. Åpenhetsloven begynner med full oversikt over alle leverandørene
Det står alltid en leverandør bak alle avtalene bedriften har om leveranser av varer eller tjenester. Når det gjelder åpenhetsloven, er aktsomhetsvurderinger av leverandørene en sentral del av lovens krav. I tillegg kommer leverandørens underleveranser, som dere også må ha kontroll på. Dette er blant årsakene til at House of Control har utviklet en egen løsning for å hjelpe bedrifter å overholde åpenhetsloven.
2. Et felles sted for leverandøravtalene
Sentral lagring av dokumenter har store positive effekter for bedriften når det kommer et informasjonskrav. Dersom dere skal klare å besvare informasjonskravet i løpet av tre uker, slik loven krever, er det i praksis umulig å bruke mesteparten av denne tiden til å finne frem til de avtalene som forplikter leverandøren til at de overholder menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. Det er knyttet betydelig omdømmerisiko til å bryte åpenhetsloven. Derfor er det best at dere faktisk vet om hvilke avtaler dere har, og at det er gjort vurderinger av hvilken risiko de innebærer.
3. Full oversikt over kontaktpersoner
Hvem er det hos dere som har inngått leverandøravtalene? Hvem holder i leveransene til daglig? Og tilsvarende hos leverandøren: Hvem kontakter dere, hva er telefonnummeret?
4. Få varslinger ved viktige frister
Når en leverandøravtale nærmer seg utløp, er det en god tid for å vurdere om den skal reforhandles eller sies opp. Ved ordinær avtalehåndtering, handler svarene på spørsmålet ofte om priser og økonomiske forhold. Når det gjelder å overholde åpenhetslovens krav, kan tiden før utløp av en avtale også brukes til å endre krav til menneskerettigheter og arbeidsvilkår hos leverandøren og dens underleverandører.
5. Still spørsmål til leverandørene
Mange bedrifter vil sende ut spørreundersøkelser (surveys) til leverandørene. Svarene vil brukes som bekreftelser på at åpenhetslovens krav til menneskerettigheter og arbeidsvilkår er ivaretatt. Dette handler ikke strengt tatt om avtalehåndtering, men er funksjonalitet man kan legge til i for eksempel verktøyet Complete Control.
Har du lyst å se hvordan en løsning for åpenhetsloven kan fungere sammen med en løsning for avtalehåndtering – og hva det kan gjøre for din bedrift? Vi står klare til å møte deg og dine kolleger.
Les også:
- Sjekkliste åpenhetsloven: Vet du dette om leverandørene dine?
- Dette krever åpenhetsloven av din bedrift
- Hva er en aktsomhetsvurdering?
- 5 steg til å oppfylle åpenhetsloven
- Det du trenger å vite om informasjonskrav i åpenhetsloven
- Dette er House of Controls løsning for åpenhetsloven