Gregory GjiniI det børsnoterte strømselskapet Elmera Group skapes kundeverdier og lojalitet gjennom tilleggsprodukter og -tjenester. Det er innkjøp som er nøkkelen til å differensiere et homogent produkt. Advokat og innkjøpssjef Gisle Hauge gir oss et innblikk i hvordan konsernet gjør innkjøp for 300-400 millioner kroner fra rundt 150 leverandører.
Børsnoterte Elmera Group har 1,7 milliarder kroner i nettoinntekter
Det er morselskapet til blant annet Fjordkraft, Gudbrandsdal Energi og Trøndelag Kraft. For å differensiere selskapene og skape kundeverdier og lojalitet, spiller advokat Gisle Hauge en nøkkelrolle som Head of Legal and Procurement.
Gisle har bygget en imponerende CV innen innkjøp. De siste seks årene har han ledet innkjøp i strømselskapet Elmera og Fjordkraft. Med seg dit tok han viktig erfaring fra offentlig innkjøp fra byggingen av Bybanen i Bergen. Gisle har også jobbet som rådgiver hos innkjøpsekspertene i Inventura og jobbet i advokatfirma.
I Elmera har han øverste ansvar for konsernets avtaler med 150 leverandører som de årlig kjøper varer og tjenester for 300-400 millioner kroner fra. Dette er leveranser som bidrar til alt fra å støtte daglig drift til å differensiere sluttproduktene.
Slik styrkes innkjøpsprosessene i Elmera GROUP
Gisle og hans og nærmeste kolleger skaper verdi for Elmera-gruppen på minst syv måter:
- Differensierer produktet: Strøm er en homogen vare, og det er gjennom tilleggsprodukter og -tjenester at Elmera skaper varige kundeverdier og lojalitet.
- Fleksible kontrakter: Gjennom avtalerett er juss en selvsagt del av kontraktene, og det gjelder å utforme kontrakter som har fleksibiliteten som Elmera trenger.
- Forhandler riktig pris: Prisforhandling ligger ikke for alle mennesker, og de som skal forholde seg til leverandøren fra dag til dag ønsker å ha en best mulig relasjon.
- Ivaretar omdømmet som kunde: Det som regel er to eller tre tilbydere som ikke velges, og disse skal oppleve at Elmera gjennomfører rettferdige og etterrettelige innkjøpsprosesser. Her har erfaringen fra offentlige innkjøp vært viktig.
- Gjør prosjektledere trygge: De som leder innkjøpsprosessene er ikke jurister, og de blir beroliget av tilpasset og løpende juridisk rådgivning.
- Tilgjengeliggjør verktøy: Avtalene med leverandørene forvaltes bedre med en digital løsning for automatiske varslinger og lagring av dokumenter.
- Oppfyller ESG-mål: Elmera har kommunisert ambisiøse mål for klimaavtrykk og ansvarlighet i sine innkjøp, og investorene forventer at de oppfylles.
Innkjøp differensierer et homogent produkt
Betydningen av innkjøp i Elmera-selskapene begynner med et grunnleggende kjennetegn ved salg av strøm. Energi fra stikkontakten er en homogen vare – det er samme effekt uansett hvem vi kjøper fra. Og prisene er svært transparente; det er spotprisen på kraftbørsen som bestemmer innkjøpsprisen for forhandlerne. Det er med andre ord praktisk talt umulig å differensiere seg eller tjene penger på hovedproduktet.
«Strøm selges med et svært begrenset påslag. Den virkelige verdiøkningen for våre rundt én million kunder knytter seg til tilleggsprodukter og -tjenester,» sier Gisle.
Fra Fjordkraft, Gudbrandsdal Energi, Trøndelag Kraft og de andre selskapene i Elmera-gruppen kan kundene skaffe seg blant annet solcellepaneler, ladeløsninger til elbil, strømstyring og mobilabonnement. Og tilbudet utvides stadig. Dette arbeidet ledes fra konsernets hovedkontor i Bergen.
«Vi har et kompetent team av innkjøpere i avdelingen Operations. Her jobber de på prosjektbasis med å utvide tilbudet til de ulike Elmera-selskapene i form av nye leveranser. De har en god metodikk og oppdaterer stadig kunnskapene med ulike sertifiseringer. Min rolle er å tilføre juridisk rådgivning i innkjøpsprosessene.»
Ivaretar Elmeras omdømme som kunde
Gisle Hauge, Head of legal & procurement i Elmera Group
Innkjøp gjøres med ulike metoder. Til mindre innkjøp brukes som oftest innkjøpernes erfaring og oversikt over markedet, slik at det kan fattes raske beslutninger.
Til større prosjekter gjøres det grundigere undersøkelser og sendes ut RFIer (Request for Information). Til disse har erfaring fra offentlige innkjøp hatt stor nytte for Gisle. Før han gikk til Elmera, var han blant annet med å gjennomføre innkjøp for Bybanen i Bergen.
«Erfaringen fra Bybanen var enormt lærerik. Fra utsiden kan offentlige anskaffelser fremstå som litt vel omstendelige. Men, slike innkjøpsprosesser er både grundige og rettferdige, og det har jeg hatt stor nytte av i Elmera.»
«En av lærdommene gjelder vårt omdømme som kunde. Husk, det er som regel alltid to eller tre tilbydere som ikke vinner frem. Derfor er det viktig med ryddige prosesser hvor alle blir godt ivaretatt. Du vil jo ønske å kunne spørre dem på nytt senere ved en annen anledning.»
Innkjøp for 300-400 millioner kroner: Retningslinjer og rådgivning
Til grunn for Elmeras innkjøp ligger en konsernpolicy som gjelder for alle selskaper. Kravene i innkjøpspolicyen er enkle, slik at det er praktisk mulig for Elmera å sikre at kravene faktisk følges. Enkle krav gjør også at det frigjøres tid til å jobbe med synergier, inkludert at de er trygge på at det ikke kjøpes ting de ikke trenger.
Gode retningslinjer til tross oppstår det løpende behov for juridisk rådgivning, sier Gisle:
«Når vi gjør innkjøp for flere millioner kroner i året, snakker vi om store summer for konsernet. Ansvaret som følger med innkjøpsprosessene kan være stressende for prosjektlederne. Noe av det fineste jeg opplever i min rolle, er å se at de som driver prosjektene er trygge og rolige. Når de sover godt om natten fordi avtaleretten og andre juridiske hensyn er ivaretatt, da føler jeg at jeg har gjort noe viktig for både kolleger og selskapet.»
«Noen må jo ta seg av prutingen»
Prisforhandlinger er en annen viktig rolle som Gisle håndterer. Ikke bare synes mange mennesker at dette er ubehagelig. Det har også sin egen forretningsmessige logikk at de som er prosjektledere ikke står for prisforhandlingene. De vil nemlig ønske å opprettholde en så god relasjon som mulig til leverandøren også etter at signaturen er på plass.
«At vi ønsker å opprettholde et godt rykte som kunde innebærer selvsagt ikke at vi ikke er en tøff motpart. Prisforhandlinger handler også om kostnadsfokus: Med svært lave prispåslag på strøm må vi jobbe hardt for å skape marginer. Mine kolleger setter stor pris på at jeg håndterer prisforhandlinger og årlige reforhandlinger.»
Tapte penger på dårlig avtalehåndtering
Hvordan holde orden på alle avtalene og leverandørene når blekket har tørket? For ikke lenge siden var den praktiske avtalehåndteringen ikke noe som Gisle snakket høyt om:
«Vi brukte Projectplace til avtalehåndtering. Man kan si mye pent om dem som verktøy for prosjektstyring, men til avtalehåndtering fungerte det ikke for oss.»
«Ikke lenge før vi fikk et skikkelig verktøy for avtalehåndtering, forpliktet vi oss mot vår vilje i fem nye måneder på en avtale. Vi trengte den ikke og ønsket å si den opp, men vi klarte ikke å få med oss oppsigelsesfristen. Avtaler var gjerne lagret i ulike mappestrukturer eller i papir. Det blir en verkebyll når du vet at det finnes avtaler som løper, men som du ikke finner.»
Gisle hadde lenge vært på utkikk etter et bedre verktøy for avtalehåndtering. Takket være jevnlig kontakt med Stian Fladby fra House of Control kjente han til løsningen Complete Control. Muligheten bød seg da økonomiavdelingen trengte en løsning for håndtering av IFRS 16 leasingavtaler.
IFRS 16-løsning som en del av avtalehåndtering = sant
IFRS 16 setter krav til at leie- og leasingavtaler balanseføres, i stedet for å kostnadsføres direkte som før standarden kom i 2019. Bedrifter med mer enn et dusin avtaler opplever at det blir uhåndterlig å overholde kravene ved bruk av Excel. Med en dedikert programvare blir det enklere å håndtere avskrivninger, balanseverdier, diskonteringsrater, endringer og notekrav.
«Dette var en helt nødvendig løsning for vår CFO og økonomiavdelingen, og da var det bare å hive seg på for å få en bedre løsning også for avtale- og leverandørhåndtering for oss som driver med innkjøp. Funksjonaliteten vi så i demoen var nøyaktig det vi trengte, og jeg gjorde en referansesjekk hos en bekjent av meg som bekreftet at det fungerte like godt i praksis.»
Riktig verktøy med svært kompetent support
Nylig gjorde Elmera endringer i organisasjonsstrukturen. Avtalebasen var bygget opp etter den gamle strukturen, og nå skulle den endres. Det krevde tekniske grep som lå litt utenfor Gisles komfortsone.
«Nå lagrer vi alle avtalene i Complete Control. Det blir enkelt å følge opp at fakturert beløp er i henhold til avtalt beløp, og å knytte det til ansvarlig person hos oss. Varslingene som ligger i løsningen er svært befriende når du tenker på alle avtalene som håndteres av et så lite team. Når jeg vet at prosjektlederne har innsikt i avtalene og full kontroll, da føler jeg større trygghet i min rolle,» sier Gisle.
Cathrine Gynnild, Customer Success Manager i House of Control
«I slike situasjoner er det fantastisk å kunne ringe en person som Cathrine Gynnild i House of Control. Hun har en imponerende kombinasjon av kompetanse og serviceinnstilling. Når jeg trenger hjelp, svarer hun raskt og finner gode løsninger. Hun kan virkelig det hun holder på med. Jeg kunne ikke vært mer fornøyd.»
Mer fokus på ESG, inkludert produksjon av solcellepaneler
Fremover ser Gisle for seg at samfunnsansvar vil bli viktigere for innkjøp. ESG-forhold (Environment, Social, Governance) er forankret i Elmeras retningslinjer, og investorene er opptatt av at det børsnoterte selskapet leverer på sine ambisiøse mål for ansvarlighet.
Solcellepanelene som Elmera-selskapene tilbyr, er produsert i Kina. Gisle forteller at de allerede har jobbet grundig med å sikre at hele produksjonsprosessen oppfyller kravene som de har satt til leverandørene.
«På våre nettsider kan publikum lese om aktsomhetsvurderingene som er gjort. Dette har vært en svært grundig prosess, som har involvert mange enkeltmennesker, NGOer og bedrifter. Det er et arbeid som aldri bli helt ferdig, vi må stadig oppdatere aktsomhetsvurderingene.»
Jobber stadig mer med åpenhetsloven
«Med åpenhetsloven blir det også en plikt å ha full oversikt over menneskerettigheter og arbeidsvilkår i hele leverandørkjeden, og å gjøre jevnlige aktsomhetsvurderinger. Dette compliance-arbeidet vil også bli krevende for en slank organisasjon med 150 leverandører, som igjen har sine underleverandører. Her har vi store forventninger til at løsningen fra House of Control vil gjøre jobben lettere for oss.»
House of Controls skybaserte løsning for åpenhetsloven er skreddersydd for å hjelpe bedrifter med å oppfylle kravene i åpenhetsloven. Med programvaren kartlegger bedriften forhold og identifiserer forhold med potensielt negativ påvirkning på menneskerettigheter, arbeidsforhold og miljø. Denne løsningen inkluderer blant annet leverandørregister, smarte surveys, lagring av viktig dokumentasjon, endringslogg og rapporteringsfunksjon.
Anbefaler fortsatt sterkt fokus på GDPR
De aller fleste av Elmera-selskapenes kunder er privatpersoner. Det innebærer at konsernet behandler ulike typer personopplysninger gjennom hele kundereisen. For Elmera er dette et viktig arbeid:
«Selv om det har gått et par år siden GDPR ble innført, betyr ikke det at betydningen har gått ned. Tvert i mot. For et selskap som vårt er det enda viktigere enn før at vi overholder kravene for hvordan vi henter inn, behandler og lagrer personopplysninger. Nå forventer nemlig myndighetene at vi har fått orden på håndteringen. GDPR er derfor noe jeg anbefaler alle andre til å ha et like sterkt fokus på.»