Prognoser görs för att kontrollera hur företaget ligger till i förhållande till budget. Men hur ofta bör man justera dem?
Vi har tidigare skrivit om varför man inte bör göra budgetar i Excel, utan hellre skaffa ett bra budgeteringsverktyg. På så sätt blir det betydligt lättare att göra prognoser och följa företagets utveckling i förhållande till budget.
När man gör en prognos tittar man vanligtvis på samma parametrar som används i budgeten, med den skillnaden att man använder de senaste siffrorna, istället för förra årets siffror. Utifrån dessa uppgifter kan man sedan bilda sig en uppfattning om hur utvecklingen kommer att te sig under resten av budgetperioden.
Snabbare och mer frekvent
Medan en budget beskriver företagets önskade utveckling handlar prognoser om vart företaget faktiskt är på väg. I en artikel[1] i Harvard Business Review kan man läsa följande om vikten av att göra regelbundna prognoser: Om ett företag har gjort en sträng budget men sällan justerar sina prognoser kommer de medarbetare som gjort budgeten bli fullständigt fixerade vid att prognoserna blir så noggranna som det överhuvudtaget är möjligt.
Orsaken till detta är att även små misstag kan få stora negativa konsekvenser för planeringen om inte prognosen justeras efterhand. Om man däremot kan justera de långsiktiga prognoserna varje månad (eller varför inte varje vecka) blir de betydligt mer precisa – och med betydligt mindre ansträngning. Det bästa sättet att förbättra verksamheten är att sätta stora mål och sedan justera planerna regelbundet och ta höjd för sådant man lär sig på vägen.
Tänk inte bara på pengarna
Företagsledningen ansvarar för att det ekonomiska resultatet motsvarar budgeten, men det betyder inte nödvändigtvis att den dagliga driften endast ska styras utifrån ekonomiska parametrar. Det är lätt att sätta ekonomiska mål, men det är inte mycket värt om det som egentligen behövs är effektivare processer. Att förbättra företagets processer är det effektivaste sättet att påverka de aktiviteter som skapar resultat. Men att fastställa vilka ändringar som kommer att ge det önskade resultatet är en svår uppgift och ofta får man prova sig fram. Ett bra verktyg för budget och prognoser använder fler parametrar än bara kronor och ören så att företagsledningen kan följa företagets utveckling med hjälp av andra faktorer än bara de rent ekonomiska.
För att kunna leverera bättre resultat bör dagens företag ledas av personer som kan förbättra kärnverksamheten och kvaliteten – personer som inte bara fokuserar på att uppnå säljmålen och hålla kostnaderna nere. Att utveckla en verksamhet kostar, men om investeringarna varken leder till önskade förbättringar eller håller sig inom budgetramen måste något göras. Därför måste alla relevanta parametrar följas upp regelbundet och noga – med hjälp av bra prognoser.
Välj en lämplig frekvens
Sammanfattningsvis kan man konstatera att inte finns något absolut svar på hur ofta man bör göra prognoser. Om verksamheten har långa säljcykler kan en gång i kvartalet vara tillräckligt. Har ni däremot korta säljcykler kan det vara nödvändigt att justera prognosen varje vecka. För de flesta företag kan en lämplig frekvens vara en gång per månad. Det är tillräckligt sällan för att uppgiften inte ska störa det dagliga arbetet och tillräckligt ofta för att man ska kunna justera saker och ting innan de går åt pepparn. Genom att justera prognosen varje månad kan man dessutom vanligtvis ta höjd för viktiga händelser i ekonomin eller samhället rent allmänt.
Ett annat svar på frågan vad som är en korrekt frekvens på prognoserna är ”oftare än du normalt klarar av med Excel”. Som vi var inne på bygger prognoser på samma parametrar som budgeten och om det är tidskrävande att samla in de siffror som behövs för att göra en budget kommer det även ta tid att förbereda siffrorna som krävs för en prognos. Förutom att detta är ett dåligt utnyttjande av ekonomiavdelningens resurser leder det också till bristfälliga prognoser eftersom uppgifterna redan kan vara inaktuella när prognosen presenteras.
En enklare framtid
Alla dessa problem kan man undvika med ett bra verktyg för budget och prognoser. När integrationerna är konfigurerade kan siffrorna inhämtas på några minuter och enkelt jämföras med både budgeten och tidigare prognoser.
Det gör tillvaron enklare – och inte bara för ekonomiavdelningen!
[1] https://hbr.org/2020/08/an-agile-approach-to-budgeting-for-uncertain-times